Ya no pienso que estas sean las reglas de oro para ser productivos hoy. Si quieres ver algo más actualizado mira la metodología FAST®
Tras más de 10 años aplicando metodologías de productividad y enseñándoselas a otros, he llegado a la conclusión de para aprender a cómo ser productivo hay que aplicar 4 reglas principalmente. Sigue leyendo para saber cuáles son las 4 cosas más importantes que debes hacer para ser más productivo.
Déjame que te cuente la historia de Benjamin Franklin, uno de los personajes históricos con mas influencia en cómo vemos la productividad.
Los hábitos para aprender a cómo ser productivo
Benjamin Franklin tuvo un papel muy relevante en la fundación de los Estados Unidos y como inventor (pararrayos, lentes bifocales, etc.). Pero, además de por ésto, es muy conocido por sus hábitos productivos y su método para llevarlo a cabo.
Según recoge en su autobiografía, en torno a 1728 (22 años), se propuso alcanzar la perfección moral. Elaboró una lista de 13 virtudes intentando trabajar con una cada semana. Al final del día evaluaba los errores cometidos en cada una de ellas intentando no cometer ningún error en la virtud en la que estaba trabajando esa semana. (fuente Productividadpersonal.es).
Al igual que hacía Benjamin Franklin, o la propuesta de Steven Covey (Los 7 Hábitos de la gente altamente efectiva), considero que cultivar un conjunto de buenas prácticas con disciplina es clave para nuestro éxito y tranquilidad mental.
Sin embargo, para el común de los mortales, entre los que me incluyo, se hace muy difícil llevar a la práctica los hábitos de S. Covey o las virtudes de Franklin, a no ser que sientas un problema grave en esas líneas o que dediques tu vida a ello.
La importancia de los principios para ser productivo
En mi experiencia es mucho más sencillo y efectivo seguir un conjunto de principios o reglas que guíen cómo actuar en el día a día de manera lo más tangible posible, como propone la metodología de productividad y gestión del tiempo GTD (Getting Things Done).
Llevo aplicando la metodología de gestión del tiempo GTD desde 2007 y en este largo camino he cometido muchos errores. El problema reside en que la primera vez que lees el libro (Organízate con Eficacia. David Allen) te quedas con un subconjunto de «principios» o «reglas» que no tienen por qué ser las más importantes. De hecho mis errores de principiante consistieron en enfocarme en un subconjunto equivocado. Con el tiempo, años en mi caso, y a base de cometer errores y corregirlos, vas detectando poco a poco que es lo importante y qué es lo menos importante.
Si nos planteamos el objetivo de ser más productivos, es decir, usar el tiempo que tenemos de manera más sensata de modo que experimentemos buenas sensaciones, hay un conjunto de reglas que considero cruciales, algunas de GTD y otra, la última regla de este artículo que, aunque entra en la filosofía GTD, no se trata de manera explícita y con el suficiente peso en la misma.
En los talleres que imparto me gusta llamarlas las reglas de oro de la productividad y, en mi opinión, aunque en la metodología de productividad GTD se proponen muchas más pautas, estás son las mínimas a cumplir para empezar a obtener beneficios.
Regla de Oro 1: Apuntar Todo
Tu cabeza sólo puede gestionar unas 7-10 tareas pendientes sin saturarse. Esto es debido a que el trabajo pendiente se gestiona con la memoria a corto plazo.
Así la primera regla de oro consiste en:
Apuntar todas las cosas que te supongan una preocupación o que creas que puedes olvidar en una lista de tareas y sacarlas de tu cabeza.
Esto te ayudará a eliminar gran parte del estrés derivado del trabajo siempre y cuando confíes en que la lista contiene todo lo necesario y está actualizada. Todos hacemos listas de vez en cuando, el punto clave aquí es que si quieres conseguir no recordar mentalmente las cosas que tienes/quieres hacer, es muy importante que la lista sea completa (incluyendo cosas profesionales y personales) y esté actualizada (ver regla 3).
Para usarla sólo tienes que leerla a diario e ir haciendo las tareas en el orden que tu mente te dicte. No es necesario priorizar, ni poner fechas (que no sean inamovibles). También debes complementar la lista con un calendario para incluir única y exclusivamente tus citas.
Si quieres conocer esta regla en más detalle puedes ver mi entrada: La productividad consiste en vaciar tu cabeza.
Regla de oro 2: Hacer una lista de tareas motivadoras
Para hacer una lista agradable de cumplir y no una lista de problemas, un listado que te anime a ocuparte y no a preocuparte, que te anime a no «dejar cosas para mañana«… en definitiva, cuando apuntes una tarea, sigue estos pasos que constituyen la segunda regla de oro:
-
Imagina que la tarea acaba satisfactoriamente.
-
Determina el siguiente paso físico lo más pequeño posible para moverte hacia el éxito.
-
Anota sólo el siguiente paso en la lista de la regla anterior.
De este modo tendrás una lista de soluciones, y no una lista de problemas. Por ejemplo, no es lo mismo anotar «Pelea con Jefe» (problema) que apuntar «llamar a Juan para quedar a desayunar juntos y contarle el problema» (primer paso hacia la solución).
Si quieres conocer esta regla con más detalle puedes ver mi entrada: El 85% de las preocupaciones no ocurren: ser productivo consiste en ocuparse, no en pre-ocuparse.
Regla de oro 3: Una vez en semana debes actualizarla y revisar tus avances
Si temes no ser capaz de cumplir las reglas anteriores, estarás en lo cierto. Durante la semana tendrás que gestionar numerosas interrupciones y tu lista de siguientes acciones se irá desactualizando paulatinamente: cosas no apuntadas, cosas terminadas no marcadas, tareas que ya no tienen sentido, etc. Así que al igual que en casa los fines de semana tienes que hacer una limpieza un poco más profunda debido a que durante la semana no podemos dedicar tiempo suficiente a mantener el orden, con tu lista de tareas ocurre igual:
Los viernes debes repasar tu lista de siguientes acciones para limpiar y actualizar.
Además, aunque el ritmo del mundo actual nos empuje a obsesionarnos con terminar cosas de la lista, el trabajo más importante que debes hacer como trabajador del conocimiento es pensar. Me gusta decir que una lista de siguientes acciones completa y actualizada no vale de nada si no sabes donde vas:
Determina tus objetivos/proyectos/mejoras en todas las áreas de tu vida, haz una lista con todos ellos y revísala semanalmente para evaluar tu avance en el pasado, pensar en cada uno de ellos y planificar la semana siguiente actualizando tu lista de siguientes acciones con las conclusiones sacadas. (leer más)
Una vez hecha, al igual que hacía Franklin diariamente, revísala, pero una vez por semana (no es necesario hacerlo a diario) y asegúrate de que avanzas convenientemente en cada uno de ellos.
Si quieres saltarte el paso de «pensar» perderás mucho, pero si te saltas el paso de «limpiar » será dificil que tu sistema de productividad funcione. Así que, aunque no debo de repetir lo ya dicho justo arriba, es el punto crítico para que tu sistema tenga éxito: no te olvides de que en esta revisión semanal debes actualizar, limpiar y complementar tu lista de siguientes acciones y calendario para las semana siguiente planificando para cada uno de esos objetivos/proyectos/mejoras los pasos que quieres dar.
Esta regla es la más difícil de cumplir, pero insisto, es crítico para ser productivo, ¡no te la saltes!.
Regla de oro 4: El trabajo es sólo 1 parte de tu vida, dedica tiempo al resto
La última regla de oro, al igual que Franklin cultivaba un conjunto de virtudes en todos los aspectos de su vida, consiste en complementar las técnicas de productividad (principalmente aplicables al trabajo) con otros aspectos que le den equilibro a tu vida no laboral. Al fin y al cabo con la productividad buscamos ser más felices, y para ello no debes olvidarte de:
- Dedicar tiempo de calidad a las cosas importantes que no son trabajo: pareja, hobbies y familia-amigos. Esto te ayuda a cargar las pilas y a estar equilibrado.
- Dormir un número de horas adecuado para tu organismo. Dormir menos horas de las necesarias tiene efectos muy negativos en muchos aspectos, incluida tu productividad.
- Hacer deporte regularmente. Ya lo decían los Griegos: Mens sana in corpore sano (aunque su traducción original difiere del uso que se le da actualmente, ver enlace)
- Leer buenos libros técnicos sobre tu tema. En la era del conocimiento, la única forma de sobrevivir es estar en constante aprendizaje. El maestro S. Covey lo llama en su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva» el hábito: «Afilar la sierra«.
Si quieres leer más sobre esta regla, puedes ver mis entradas:
- ¿Por qué lo llamamos productividad cuando queremos decir felicidad?
- Dos trucos para cargar las pilas para el trabajo.
Conclusión
La productividad es un camino, pero si quieres empezar a andarlo, estos son los primeros pasos. En mi caso, me costó mucho tiempo determinar cuál era el principio, pero en base a mi experiencia, creo que si aplicas estas reglas conseguirás disfrutar de los beneficios desde el primer momento y ganar energía y motivación para seguir recorriendo el camino.
Pero, al igual que Franklin nos enseñó con su ejemplo y tenacidad, falta un ingrediente primordial más de la receta:
¡Hacer que estas reglas se conviertan en un hábito en tu vida!
Por favor, déjame un comentario con tus impresiones sobre lo leído o cuéntame cuáles son las pautas que tu sigues para ser productivo.
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Muy bien Joaquín. En mi caso, enfoco mi lucha a la satisfacción personal que da hacer las cosas y tener bien afilada la sierra. La propuesta de objetivos no es el problema, sino la dejadez que nos cubre con una mano que no nos alienta a seguir trabajándonos, es ahí donde proyecto la satisfacción por los deberes hechos e intentar hacerme adicto a la misma.
Trabajo, trabajo y trabajo, no queda otra…hay demasiado talento por todos lados.
Hola Cristóbal, muchas gracias por tu comentario!
Esa ha sido mi filosofía hasta hace no mucho. Pero ahora, la idea de «trabajo, trabajo, trabajo» me induce una sensación de que me voy a perder las cosas importantes y que no voy a ser realmente productivo.
Esto es lo que he querido transmitir con la 4 regla (no comentada generalmente por las metodologías de productividad): es imprescindible compaginar el trabajo con el resto de aspectos de tu vida para ser productivo.
En los últimos años he ido evolucionando hacia, lo que creo, es un estado más productivo. Como escribía en un post anterior titulado «¿Por qué lo llamamos productividad cuando queremos decir felicidad?«, el trabajo nos ayuda ser felices, pero es imprescindible equilibrarlo con el resto de cosas importantes como familia, hobbies, amigos, … o nos arrepentiremos.
Es cierto que el mundo es muy competitivo, y que seguramente en los años venideros lo será aún más, pero el trabajo es una parte más, no la única. Estoy convencido que no tener objetivos profesionales y luchar intensamente por ellos te hace infeliz, pero también te hace infeliz centrarte demasiado en el trabajo. Ya lo decía la enfermera Bronnie Ware: las personas que se están muriendo se suelen arrepentir de haber trabajado demasiado en sus vidas y no dedicar tiempo a los suyos.
Creo que en el equilibrio está la virtud, sin por ello dejar de plantearnos metas ambiciosas en el aspecto laboral.
¿Qué opinas?
Excelente artículo Joaquín
Quizás me equivoco pero me parece que habría que corregir eso de «Mens sana in corpore sano» que como es en latín suena mas a romano que a griego
Gracias por la aclaración. Estás en lo cierto, es romano, pero la expresión original es Griega por eso lo ponía así ;-).
Joaquín buenos días, ha sido un gran placer conocerte y escribirte realmente me encantan tus temas, tu servidor he logrado el éxito personal y algo muy importante «LIBERTAD FINANCIERA» satisfacción personal a la vez leyendo a muchos ilustrados y aplicando en mi vida, lo que he aprendido en muchos cursos de superación personal, así como de frases célebres por ejemplo del maestro Albert Ainsten que dice «busca un trabajo que ames y nunca trabajaras» una gran verdad, yo trabajo ardua y tenazmente, tengo un trabajo que me apasiona divierte viajo tanto nacional – soy mexicano- como internacionalmente por el mundo conozco, la idiosincracia, arquitectura, arte culinario, me transculturizo en cada viaje de negocios que hago, asimismo voy a eventos culturales y de verdad soy inmensamente feliz y además me pagan muy bien es lo mejor que me ha sucedido en la vida.
Tengo una actitud proactiva de triunfador de ganador, de exitoso y sé que la combinación de actitud más aptitud es igual a altitud el ser humano logra lo que se propone y quiere de este hermoso concierto llamado vida, sabemos que la vida nos pone obstáculos pero nosotros ponemos los límites.
Otros hábitos y valores que me han ayudado a mi superación personal son un Honradez, Honestidad Lealtad y una actitud de excelencia, ser excelente es hacer las cosas no buscar razones para demostrar que
no se pueden hacer. Obviamente entre muchas otras cualidades como las que muy sabiamente nos comentas que son de un valor inconmensurable.
Saludos y un cordial abrazo que pases una feliz Navidad y tengas un año nuevo 2016 repleto y abundante de muchos éxitos y satisfacciones personales, gracias por todo.
Te envío un cordial abrazo y quedo a tus órdenes mi
Pf. Mi nombre es Marciano Mateos Arenas.
Gracias Marciano por tu comentario. Un placer conectar y suerte con tus proyectos ;-)
Hola Joaquín que bueno encontrar personas como tú en la web. Estoy leyendo tus artículos y están excelente me han dado una idea más clara de cómo llevar a cabo mis proyectos. Gracias por esas herramientas. Saludos desde Venezuela
Gracias Sonia, ese es mi objetivo, así que me alegra mucho poder ayudarte! Un abrazo desde Sevilla y nos vemos el Sábado!