El Paso Imprescindible Para Priorizar Tareas Que No Imaginas

Aprender a priorizar tareas es una de las preocupaciones que solemos tener todos. Y a la mayoría le cuesta mucho solucionarlo debido a que la solución no es intuitiva. En este artículo te cuento los pasos que tienes que dar para conseguir priorizar tus tareas.

maestro-zenDéjame que te cuente una historia para ilustrarlo:

Tras un naufragio, un maestro y su discípulo quedaron a merced de la olas, cada uno de ellos en un bote salvavidas. Sabían que necesitaban agua dulce para sobrevivir por lo que trabajaron para conseguirla antes de que el barco se hundiera por completo. También se aseguraron de encontrar una red para poder pescar algún alimento. El maestro tenía la seguridad de que estaban al sur de tierra firme aunque no divisaban nada en el horizonte. Minutos después de la tragedia conversaron:

– Maestro: Debemos remar hacia el norte para llegar a tierra firme.

– Discípulo: Pero puede que estemos a cientos de kilómetros … creo que es mejor esperar a que vengan a rescatarnos.

– Maestro: Reflexiona …

– Discípulo: Creo que es lo mejor, yo no remaré.

El maestro se giró y comenzó a remar. Días más tarde, tras remar entre tiburones, contra viento y marea, el maestro consiguió divisar tierra firme. En este tiempo, el discípulo intentaba comer, beber y mantenerse a salvo. Si veía tiburones se alejaba, si veía un banco de peces remaba para acercarse y echaba la red… hasta que fue divisado por unos pescadores. Hubo más náufragos que siguieron la estrategia del discípulo, pero que no tuvieron tanta suerte.

Por Joaquín Peña

Si no decides tu destino y empiezas a fijar metas, estarás a merced de las olas y no podrás priorizar tus tareas del día a día

Al igual que el maestro y el discípulo, en nuestra vida nos encontramos constantemente con decisiones a tomar. Creo que hay dos formas de afrontarlas:

  • Actuar como el Maestro teniendo una estrategia a largo plazo que guíe tus decisiones para priorizar tareas del día: Si tienes un objetivo a largo plazo, llegar a tierra firme, aunque encuentres tiburones, remarás hacía ellos pues es un obstáculo que debes superar para alcanzar tu meta. El futuro del maestro estará en parte en sus manos y en parte en la suerte.
  • Actuar como el Discípulo decidiendo qué te conviene más de las opciones disponibles: el discípulo huía si veía tiburones, se acercaba al divisar peces y si el viento o las olas le arrastraban en alguna dirección no se resistía. Esta es la estrategía que seguimos cuando tomamos decisiones mirando sólo a corto plazo: “si voy hacia los peces comeré…” o “si me alejo de los tiburones sobreviviré”. Así, el futuro del discípulo depende en exclusiva de las olas y el viento, o lo que es lo mismo, de la suerte, sin que él pueda hacer gran cosa.

Los que se plantean objetivos a medio/largo plazo tienen más probabilidades de tener éxito

Hay numerosos estudios acerca de los ingredientes para el éxito. Uno de ellos consiste en poner a un niño de pocos años de edad en una sala y dejarlo sólo con un caramelo. Si no se lo come le darán otro y si se lo come sólo tendrá uno. Este estudio de la Universidad de Stanford analiza a esos mismos niños en la edad adulta concluyendo que los que no se comieron el caramelo, es decir, los que son capaces de retrasar la gratificación y perseguir objetivos a medio plazo, son mucho más exitosos en su vida adulta.

Si volvemos a la historia de los náufragos podemos decir que el Maestro se propone un objetivo a medio plazo y es capaz de superar los escollos que encuentra para alcanzarlo mientras que el discípulo se come el caramelo y toma el camino fácil viviendo el día a día.

Creo que la estrategia que seguimos la mayoría de nosotros, y la que yo seguía en los inicios de mi carrera profesional, es la de ir eligiendo la mejor opción de los caminos que nuestro entorno nos va poniendo por delante. Sin embargo, esto nos quita la posibilidad de luchar por objetivos con mayor perspectiva.

Puede que estés de acuerdo o no con una estrategia u otra, lo que si que es cierto con seguridad es que si fijas objetivos a medio plazo serás dueño de tu destino o al menos estarás trabajando para avanzar en la dirección que más te encaja.  Además, cuando decides hacia dónde quieres ir, hay un subconjunto de opciones que no tendrás a mano en tu entorno y que tendrás que buscar de manera proactiva, opciones que jamás se te pondrán por delante y que no vas a considerar con una estrategia a corto plazo.

En cierto modo podemos resumirlo en que el Discípulo elige de las opciones la que tiene a mano, en su rango de visión, mientras que el Maestro rema hacia lo desconocido para, de manera proactiva, buscar su futuro y nuevas opciones que no están en su horizonte de visión. Y, de este modo, el Maestro imagina su futuro ideal (define una “visión”) y se hace dueño de su destino.

Para priorizar tus tareas diarias tienes que decidir tu camino: La revisión general de GTD

Este tema da para mucho, es más, diría que para un libro completo pues, el último libro de David Allen (“Haz que funcione“), tiene una gran parte dedicada a aclarar lo que intento transmitiros aquí. Aún así, he intentando hacer un resumen que os permita acercaros un poco a la postura del Maestro de nuestra historia y poneros manos a la obra.

La revisión general de GTD consiste en definir objetivos a medio/largo plazo para tener un marco de decisión que nos permita actuar en el día a día y priorizar tareas correctamente. Esta revisión es recomendable hacerla 1 ó 2 veces al año, por ejemplo, en vacaciones de navidad y de verano. Aunque, si no la has hecho nunca, te recomiendo que la hagas lo antes posible pues definir una buena estrategia es crucial para ser productivo (ver problema 2 de este post). Es más, si ya sigues GTD, aunque sea a nivel básico, te recomiendo que apuntes una siguiente acción: “imprimir póster, comprar postits y hacer revisión general completa” 😉

Poster Perspectiva para fijar objetivos y priorizar tareas del día a día - www.joaquinpenasiles.com Descargar Poster Perspectiva – www.joaquinpenasiles.com en PDF

Para intentar facilitar un poco las cosas, he montado este poster basándome en el esquema de D. Allen. En este póster te muestro los 7 niveles de perspectiva de GTD. Cuanto más arriba estemos en la pirámide, plasmaremos nuestros deseos a cumplir a un plazo de tiempo más largo, mientras que si nos vamos a la base de la misma, nos encontraremos con nuestro trabajo del día a día (la lista de siguientes acciones) y nuestro horizonte semanal (proyectos en marcha para la semana).

En GTD se suele decir que para ser productivo se necesita control y perspectiva:

  • Control: En la parte inferior de la pirámide podemos encontrar lo que corresponde al concepto de control de GTD que va orientado a mantener actualizadas las listas de proyecto, siguientes acciones, algún día y a la espera en base a las fases de GTD: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.
  • Perspectiva: La parte superior de la pirámide (Los 4 niveles superiores) es la que cubre el concepto de Perspectiva de GTD, la que te da un marco de decisión para definir tus objetivos a medio y largo plazo y que te ayudará a priorizar y decidir qué proyectos y siguientes acciones son más prioritarias cada día o cada semana.

Para decidir qué objetivos fijar te aconsejo que sigas algunas pautas (puedes hacer click en los enlaces para entrar en detalle sobre cada una de ellas):

  • Lo importante no son los logros profesionales sino el impacto que produces en los demás. Por eso en la parte de la derecha tienes un cuadro donde puedes rellenar las personas importantes para ti de modo que esto te ayude a determinar qué cosas incluir en la pirámide.
  • El último objetivo que buscamos con la productividad es ser feliz: busca equilibrio en todos los aspectos importantes de tu vida: trabajo, hobbies, pareja y familiares/amigos. Para reflejar ésto y que tu pirámide esté bien construida te aconsejo que comiences a rellenar por abajo cubriendo en primer lugar las áreas de responsabilidad y enfoque (estas cuatro que te propongo arriba podrían ser tu punto de partida). Además, dado que definir un objetivo vital es complicado, te aconsejo que hagas un listado de los principios y valores con los que vives usando la tabla en la parte superior del póster. Creo que ésto también te puede ayudar a extraer algunas ideas para este punto.

Así, una vez rellena la pirámide, cada nivel se apoyará en al inferior de modo que, por ejemplo, si una de tus áreas de responsabilidad es “ser un buen padre”, esto deberá verse reflejado con proyectos del tiempo “fijar un planning de actividades semanales con mis hijos”.

Conclusiones

A modo de conclusión citar, con un poco de adaptación a mi modo de verlo, esa frase que dice:

“si no decides cuáles son tus sueños y te centras en construirlos, acabarás ayudando a otros a construir los suyos”.

Dicho de otro modo:

Si quieres ser dueño de tu futuro, tener éxito y tener un criterio para priorizar tareas del día a día (siguientes acciones) y proyectos, debes actuar como el maestro de la historia inicial: plantéate tus objetivos con la revisión general y hazlos realidad dando pasitos día a día (siguientes acciones).

En mi caso no hice la primera revisión general hasta pasados un buen puñado de años desde que empecé a aplicar GTD y, si os soy sincero, daría lo que no tengo por haberla hecho mucho antes.

Si te cuesta ponerte a ello, te dejo con una reflexión:

¿Has dedicado alguna vez dos o tres tardes a planificar un puente de 3 días?

¿Cuántas veces has dedicado 2 tardes a planificar (no pensar) dónde quieres estar dentro de 2 ó 3 años?

Estoy seguro de que tendrás muchas dudas sobre cómo hacer esta revisión así que, por favor, déjame un comentario e intentaré ayudarte.

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10 Comments

  • Raquel Garcia Posted 15 octubre, 2014 7:05 PM

    Me ha parecido muy interesante tu enseñanza. He notado más felicidad, control y menos estrés.
    Gracias.

  • Joaquin Peña Posted 17 octubre, 2014 7:53 AM

    Muchas gracias por tomarte unos minutos en decirme esto Raquel… Este tipo de comentarios son los que me hacen mantener el entusiasmo y la motivación para seguir escribiendo y trabajando en difundir las cosas que me han ayudado a ser un poco más feliz cada día. Gracias!!!!!

  • M.Carmen Posted 22 octubre, 2014 11:56 PM

    Joaquín nada más que leyendo lo que has escrito uno toma más consciencia de la estructura que debe seguir en su vida cuando se habla de productividad. Muchas gracias por tu conocimiento e ideas y compartirlas con los demás! Las pondrá en práctica más concienzudamente para llevar a cabo lo que tengo entre manos:)

  • Joaquin Peña Posted 24 octubre, 2014 6:46 AM

    Gracias Maricarmen, espero que tengas éxito! Ve contándome cómo te va 😉

  • Trackback: Cómo ser productivo: Las 4 reglas de oro de la productividad - Joaquín Peña - Productividad 2.0 sin estrés
  • Jesús Torres Posted 27 febrero, 2016 9:54 PM

    Buenas Joaquín, primeramente muchisísimas gracias por todo, de verdad, qué bueno que los seres humanos nos ayudemos los unos a los otros y personalmente me viene de fábula y estoy muy agradecido de haber dado contigo. Respecto a la tabla, Joaquín, tengo alguna duda. Cuando dices “Siguientes Acciones y Algún Día (150-225)” y “Proyectos (30-100)” no sé si habría que escribirlos en la misma tabla (creo que no cabe) o hacerlo en otro papel. También, eso de (30-100) o (150-225) no sé muy bien qué es. Sólo eso. Muchísimas gracias nuevamente, siento que estoy siendo responsable en mi vida y eso es muy armonioso y gratificante. Gracias y que disfrutes mucho del bebé. 😉

  • Joaquin Peña Posted 1 marzo, 2016 3:19 PM

    Jesús, la base de la pirámide se hace en otro lugar (papel o App de tareas). Por otro lado, los números que aparecen entre paréntesis representan el número medio de elementos que se suelen tener en ese bloque.

    No dudes en seguir preguntando lo que no esté claro o te genere duda. Un abrazo y gracias por leer!

  • Marco Fidel Posted 9 enero, 2017 2:14 PM

    Hola Joaqquin,

    Primero que todo muchas gracias por el post, a veces nos enredamos en muchas cosas y no tenemos guía para saber como darle un vuelco a la vida y ser mas felices. Quisiera preguntarte acerca del llenado de la pirámide de perspectiva; he leído los comentarios, pero un no se que es la parte de activa tu mente y que me haga 100 preguntas. Sobre que son esas preguntas?, y que me ayuda a rellenar esas 100 preguntas? solo las áreas de responsabilidad o toda la pirámide?.

    Mil gracias por la ayuda y de nuevo gracias por compartir tu conocimiento y experiencia.

  • Joaquin Peña Posted 16 enero, 2017 11:38 AM

    Fidel la respuesta a tu pregunta es difícil. Creo que con lo de las preguntas te refieres al post “Leonardo Da Vinci: El Poder De Las Preguntas Para Fijar Objetivos”(http://www.joaquinpenasiles.com/blog/2014/06/leonardo-da-vinci-el-poder-de-las-preguntas-para-tu-productividad/). Las 100 preguntas no hace falta que estén guiadas por nada, pues son tantas que acabarás cubriendo lo más importante sólo por el hecho de alcanzar las 100.
    Si andas haciendo la revisión general, te recomiendo que repases estos posts, sobre todos los más nuevos, pues tras muchos años haciendo la revisión general de GTD, he llegado a la conclusión de que tiene muchas deficiencias, y en estos post aclaro muchos de las técnicas necesarias para hacerla de manera exitosa: http://www.joaquinpenasiles.com/blog/category/productividad-2-0/fijar-objetivos/

    Además, si me buscas en Facebook y me añades como amigo, podemos conversar y te intento ayudar en todo lo posible: https://www.facebook.com/joaquin.pena.siles

    Saludos, y no dejes de centrar tus metas para el año, poca gente lo hace, y los beneficios son incalculables!!

  • Trackback: Aclarar a dónde vas es imprescindible para ser productivo - Jordi Sánchez - Ser libre para vivir la vida de tus sueños

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