La mayoría de las metodologías de gestión del tiempo están enfocadas en mostrarnos los pasos que tenemos que dar en nuestro día a día para ser más eficaces.
La mayoría de ellas, bajo mi punto de vista, adolecen de dos problemas:
- Ser productivos en base a la fuerza de voluntad, en vez de por motivación intrínseca.
- Enfocarse en las rutinas diarias en vez de en nuestro modo de pensar, que es donde realmente podemos conseguir grandes mejoras.
Problema: Ser productivos por el camino de la fuerza de voluntad.
Si bien es verdad que el hábito hace al monje, también es cierto que el camino más difícil para instaurar una nueva forma de actuar quizás sea a través de obligarnos adoptar nuevos hábitos.
La mayoría de las metodologías, por no decir todas, se apoyan en que:
en base a fuerza de voluntad debemos adquirir una serie de hábitos que en última instancia nos harán más productivos
De esta forma, al comenzar a aplicar una metodología de productividad, nuestro esquema de pensamiento suele ser el mostrado en la figura. Detectamos que tenemos un problema de organización y decidimos obligarnos a solucionarlo para así ir adquiriendo los hábitos correctos.
El problema reside en que en cuanto flaqueamos en nuestros niveles de fuerza de voluntad, y nuestra tendencia natural es la de flaquear, el sistema de productividad se viene abajo. Si ya sigues alguna metodología, como Getting Things Done, por ejemplo, seguro que has tenido un “apretón de trabajo” y has abandonado todos los hábitos productivos durante ese tiempo, ¿no es cierto?.
La preguntas que debemos hacernos son las siguientes:
¿Por qué aún sabiendo que estos hábitos son beneficiosos no los mantenemos?
¿Por qué hay personas que hacen una buena gestión de su tiempo de manera innata y por qué hay otras que no?
Una vez detectemos las diferencias de base podremos hacer que los hábitos de productividad no sean una obligación, sino algo que nuestro cerebro nos pide para trabajar de manera cómoda.
En general, si queremos hacer un gran cambio en nuestra forma de actuar, y la gestión del tiempo, bajo mi punto de vista, recae en la categoría de los grandes cambios, la mejor estrategia es buscar los esquemas mentales que nos hacen ser de ese modo, que nos motivan a actuar de esa manera, más que intentar por la fuerza instalar en nuestra conducta nuevas formas de actuar. Para ello podríamos plantearnos dar los siguientes pasos:
- Beneficios al aplicarlas: Preguntarse por qué voy a seguir cada una de las rutinas, y enfocarse en el beneficio personal que vamos a obtener, en vez de autoimponerse la obligación de hacerlo.pPor ejemplo, ¿por qué es buena idea acostumbrarse a resolver las tareas de menos de 2 minutos en el instante en que se detectan? Porque nos crea sensación de haber resuelto muchos problemas y de que el día ha sido un éxito. Nos libera de gran cantidad de tareas y preocupaciones para el día siguiente.
- Problemas al no aplicarlas: Preguntarnos que desventajas tendremos si no seguimos esa rutina. Esto nos permitirá hacernos cargo del problema cuando surja por no haber seguido la rutina. Por ejemplo ¿qué ocurre si no resuelvo las tareas de menos de 2 minutos? Por regla general el 80% de las tareas son de menos de 2 minutos (en mi caso). Si cada día me llegan, por ejemplo, 15 tareas de este tipo, cada semana que no aplique la rutina hace aumentar la lista de cosas pendientes en 75 tareas. El resultado final es que al ver una lista de tareas de un tamaño grande no evaluamos si requieren más o menos tiempo, y esto provoca estrés y quedar mal con las personas que esperan respuesta a esas tareas (más estrés). Además, cuanto más tiempo se pospone una tarea, mayor es la probabilidad de que la sigamos posponiendo; incluso hasta un punto donde ya hemos quedado tan mal que no da más pudor terminarla y excusarnos por el tiempo pasado que dejarla sin hacer esperando que las personas relacionadas con la misma no recuerden que están esperando el resultado.
Así pues, podemos cambiar un esquema de motivación basado en la fuerza de voluntad por un esquema como el mostrado en la figura, donde apoyamos nuestra estrategia en encontrar la motivación para desear aplicar los hábitos conociendo lo que se gana al llevarlos a cabo y lo que se pierde al no aplicarlos.
Si eres de los que te cuesta seguir las rutinas impuestas por las metodologías de gestión del tiempo, buscar tu motivación para cada una de ellas siguiendo los pasos anteriores te ayudará a comprender mejor por qué quieres seguir estas rutinas y aumentará tu nivel de motivación.
Cómo bien dice el maestro José Miguel Bolívar en uno de los comentarios de esta entrada, tienes que «querer» ser productivo y eso implica esfuerzo. Con desearlo y dedicarse a buscar «la pastilla azul de la productividad» que haga que al tomarla todo cambie, no funcionará. Copio a continuación las preguntas que propone José Miguel en el comentario pues me parecen cruciales para el éxito:
En mi experiencia, lo primero que tendría que hacer la gente que dice que quiere mejorar su productividad personal es preguntarse y responderse con sinceridad a 4 preguntas:
1) Para qué quiero mejorar mi productividad personal
2) Qué voy a ganar cuando la haya mejorado
3) Cuánto de importante es para mí conseguir esto
4) Hasta dónde voy a poner de mi parte para lograrloJosé Miguel Bolívar. www.optimainfinito.com
Problema 2: Las mejoras en el enfoque son mucho más potentes que las metodologías de gestión del tiempo
Para explicar esto, en los talleres sobre gestión del tiempo siempre incluyo un bloque completo casi de la misma duración que la que dedico a las rutinas de gestión del tiempo en sí mismas. Siempre utilizo un ejemplo que consiste en construir aviones de papel con una limitación de tiempo. Hay personas del público que consiguen hacer decenas de aviones, personas que consiguen en el mismo tiempo construir centenares de aviones, y algunos que incluso consiguen construir miles de aviones. La única diferencia reside en el modelo de avión que diseñan.
Si estudiamos estos resultados es muy sencillo darse cuenta que con modelos de avión similares conseguiremos resultados similares. Incluso si tomamos mucha destreza en la construcción de ese modelo de avión podremos incrementar el número de aviones construidos, pero nunca más allá de un 30%. Sin embargo, si de partida comenzamos con un modelo de avión que nos permite construir miles de ellos y competimos con alguien con un modelo que se mueve en el orden de las decenas, la destreza construyendo nuestro modelo de avión nos servirá de poco.
En la gestión del tiempo ocurre lo mismo. Si somos muy buenos aplicando las rutinas de la gestión del tiempo, conseguiremos mejoras de hasta un 30% al igual que ocurre si adquirimos mucha destreza en la construcción de un avión. Sin embargo, si somos capaces de plantear objetivos y caminos para conseguirlos, esta estrategia nos hará movernos en el rango de miles de aviones y podremos conseguir mejoras del 1000%.
La gestión del tiempo persigue aumentar nuestra productividad ¿cierto?, entonces no debemos olvidar que
una buena estrategia nos permite acceder a mejoras de un 1000% y una buena ejecución (gracias al dominio de la gestión del tiempo) de un 30%.
Conclusión
En primer lugar, para aplicar las técnicas de gestión del tiempo debemos tener claro qué vamos a ganar y qué vamos a perder si nos despistamos en su aplicación. Merece la pena hacer el esfuerzo de analizar esto en los inicios pues este conocimiento es algo que se alcanza después de muchos meses, o incluso años, por el método de la «fuerza de voluntad».
Comprende qué ganas con la gestión del tiempo para tener éxito en su aplicación
Por otro lado, antes de preocuparnos en exceso por una buena gestión del tiempo, debemos prestar mucha atención a cómo fijamos nuestros objetivos y las estrategias que nos planteamos para conseguirlos. Se puede aprender a fijar objetivos y caminos para conseguirlos con mayor potencial de manera sistemática y natural, pero las metodologías de gestión del tiempo suelen ignorar este aspecto, o tratarlo muy de pasada.
Fijando buenos objetivos alcanzaremos mejoras de productividad muy superiores a las conseguidas aplicando sólo metodologías. No lo olvides!
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Joaquín, excelente articulo !! La influencia que tiene la motivación y la satisfacción a la hora de realizar una tarea es un elemento fundamental para evitar la procrastinacion, si logramos identificar la motivación y nos conectamos a ese sentimiento de satisfacción que implica ejecutar la tarea, desarrollar los hábitos productivos sera mas natural y efectivo. Si bien seguir una metodología sin establecer objetivos no nos lleva a mejorar de forma significativa la productividad, no es menos cierto que desarrollar una excelente estrategia sin una buena ejecución pueda mejorar los resultados. Pienso que tener buenos resultados es una combinación de establecer objetivos claros, definir una estrategia, cuidar la ejecución y estar motivados.
Cesar, muchas gracias por tu comentario. Estoy 100% de acuerdo con lo que comentas.
El mantener un buen ritmo de trabajo y buenos hábitos productivos día a día necesita de una buena dosis de motivación y aclarar constantemente los objetivos que perseguimos.
En definitiva, aprender a disfrutar no sólo de los objetivos conseguidos, sino del camino que recorremos para conseguirlo.
Otro tema que me parece interesante es el de aprender a fijar objetivos.
Gran post Joaquín! Me viene genial ahora que quiero empezar un blog sobre GTD y productividad personal. Además me ha recordado un vídeo de Richard St. John de las 8 claves de éxito, y en concreto una frase: «It’s not always easy to push yourself, that’s why God creates Mothers».
El lunes espero verle en LeanstartupSevilla, un saludo!
Hola Joaquín. Me ha gustado mucho tu post. Efectivamente los métodos basados en fuerza de voluntad no funcionan, por eso funciona tan bien GTD, porque está basado en hábitos y los hábitos no cuestan porque son automatismos.
Para mí, el problema real, más que la falta de motivación intrínseca, es la falta de coherencia. La gente dice que «quiere» mejorar su productividad pero en realidad no quiere, solo «desea» mejorarla. Parece solo un matiz pero marca una diferencia brutal. Si quieres algo, estás dispuesto a hacer algo por conseguirlo. Si solo lo deseas, es poco probable que estés dispuesto a hacer gran cosa a cambio. Hay mucha gente en busca de la «pastilla roja de la productividad» y eso, tú lo sabes bien, no existe. Si no eres una persona productiva y quieres serlo tienes que CAMBIAR. Las estrategias que puedes usar para ello son múltiples y todas valen en la medida que funcionen. Pero cambiar cuesta y esto es así con motivación intrínseca o sin ella. La productividad sin esfuerzo es un mito, lo mismo que la forma física sin esfuerzo, aprender inglés sin esfuerzo o aprender a tocar un instrumento sin esfuerzo. Todo ello conlleva adquirir hábitos y eso conlleva un esfuerzo inicial (dicen que de solo 21 días) sí o sí.
En mi experiencia, lo primero que tendría que hacer la gente que dice que quiere mejorar su productividad personal es preguntarse y responderse con sinceridad a 4 preguntas:
1) Para qué quiero mejorar mi productividad personal
2) Qué voy a ganar cuando la haya mejorado
3) Cuánto de importante es para mí conseguir esto
4) Hasta dónde voy a poner de mi parte para lograrlo
Un abrazo!
Gracias José Miguel, no puedo estar más de acuerdo! Tanto que he añadido una reseña a las preguntas que propones al final de primer punto del post.
Me encuentro mucha gente que va probando una y otra herramienta para encontrar la que le «funcione». Creo que muchas veces se busca el software perfecto, la herramienta adecuada, pensando que el éxito reside en eso, pero realmente lo que se está buscando es esa «pastilla roja de la productividad» que solucione todo sin esfuerzo. Muchos echan la culpa a las herramientas, pero el papel y el lápiz pueden dar iguales resultados o mejores que la aplicación software más potente, claro está, siempre que se esté dispuesto a hacer el esfuerzo de adquirir los hábitos y comportamientos productivos.
Sin esfuerzo y aclarar la ganancia que queremos conseguir con ese esfuerzo, todo quedará en un «apretón» de esos de «voy a organizarme bien» que habrá perdido fuelle en unas pocas semanas.
Hola Joaquin, muy buen artículo, como siempre!
Pero cuando en el planteas el punto 2 de «problemas al no aplicarlas» y diece al final del párrafo: «Además, cuanto más tiempo se pospone una tarea, mayor es la probabilidad de que la sigamos posponiendo; incluso hasta un punto donde ya hemos quedado tan mal que no da más pudor terminarla y excusarnos por el tiempo pasado que dejarla sin hacer esperando que las personas relacionadas con la misma no recuerden que están esperando el resultado.» Es exactamente lo que me ha pasado en mas de una ocasión, hasta el punto de haber perdido clientes, o el más grave que tengo ahora mismo, en el que llevo 1 año de retraso en entregar un proyecto!.
¡Pero con motivación todo se puede!
José Antonio, ese tipo de bloqueos se pueden solucionar de forma fácil. Te aconsejo que eches un vistazo a:
– El 85% de las preocupaciones no ocurren: ser productivo consiste en ocuparse, no en pre-ocuparse: http://www.joaquinpenasiles.com/blog/?p=618
– La 2ª Regla de Oro de la Productividad: Apuntar Siguiente Acción: http://www.joaquinpenasiles.com/blog/2015/05/la-2-regla-de-oro-de-la-productividad-apuntar-siguiente-accion/