Hace unos días tuve una desacuerdo con un trabajador de oficina de un banco. Hace un tiempo pasé por una oficina para abrir una cuenta. Tras esperar que me hicieran las gestiones casi un mes (no tenía prisa y no insistí demasiado), por fin me entregaron la documentación a firmar hará unas 3 semanas. La cuestión es que hace 2 días me llamaron de la oficina comunicándome que al no estar todo firmado, me cancelaban la cuenta.

Yo les mostré mi desacuerdo en que no me dieran opción ni me hubieran avisado de que el plazo para entregar todo el papeleo terminaba. En mi caso, llevaba posponiendo la tarea (conscientemente)  2 semanas con los siguientes criterios:

• En casa tenemos una situación especial y suelo priorizar la familia, pero en el momento actual es más necesario.
• Siempre tengo tareas obligatorias para el día (extraídas después de revisar toda mi lista de siguientes acciones), pero esta tarea no tenía fecha límite pues en el banco no me indicaron nada.
• Ir al banco me suponía unos 30 minutos que prefería emplear en casa siempre y cuando tuviera margen, y desde el banco no me habían comunicado lo contrario.

Probablemente pienses que dos semanas para entregar el papeleo es mucho. Pero desde mi punto de vista, al no tener prisa por abrir la cuenta y al tener cosas más importantes que hacer lo iba posponiendo conscientemente entendiendo que no había problemas por parte del banco.

Finalmente se produjo un problema: desde los servicios centrales del banco avisaron de que cancelaban la cuenta y me llamaron por teléfono para notificármelo. Pero ¿de quién ha sido la culpa? … y este fue el motivo de mi desacuerdo con el empleado del banco. Para mi:

el responsable último de que una tarea delegada se termine a tiempo es la persona que delega.

Todos somos «jefes»: no sólo los jefes delegan tareas

¿Es necesario ser jefe para poder delegar trabajo? En mi opinión no, y así lo digo siempre en los talleres de productividad:

Independientemente de lo que ponga en tu tarjeta de visita, en un instante de tiempo determinado, todos tenemos un equipo de personas que está trabajando para nosotros.

Puede que explicándolo de esta forma no estés de acuerdo conmigo, pero déjame profundizar. Según la RAE, delegar significa:

Dicho de una persona: Dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación.

Es decir, delegar una tarea no consiste en dar una orden a otra persona de que haga algo, hay muchas otras formas. Algunas de ellas pueden ser:

• Pedir ayuda: Solemos pedir ayuda para terminar ciertas tareas a un jefe, un amigo, un compañero de tu mismo perfil o incluso subordinados.
• Creación de documentos entre varias personas: estás elaborando un documento y para avanzar necesitas que otra persona elabore parte del mismo.
• Pedir confirmación/permiso: Haces un trabajo y para avanzar necesitas que otra persona confirme que está correcto o te dé permiso para poder avanzar. En este caso por ejemplo, estarías delegando una tarea a tu jefe para que te dé permiso para avanzar.
• Pedir opinión/feedback/mejoras: Haces un trabajo y, antes de avanzar, te gustaría tener la opinión y las propuestas de mejora de alguna persona.

Si delegas una tarea: La responsabilidad de hacer la tarea es del otro y la responsabilidad de obtener un resultado correcto y a tiempo es tuya.

Por definición el responsable de una tarea es el que la realiza, pero:

Si necesitas el resultado de una tarea para avanzar en tu trabajo una vez la otra persona termine,
la responsabilidad de que la otra persona te devuelva el resultado de manera correcta y a tiempo es tuya.

Por ejemplo, la responsabilidad de firmar los papeles del banco era mía, pero la responsabilidad de que esos papeles estuvieran bien firmados y a tiempo para enviarlos a los servicios centrales era del trabajador del banco.

Cómo conseguir que la otra persona haga la tarea como yo necesito

Para conseguir que el resultado sea correcto es necesario delegar la tarea dando una explicación adecuada, si no lo haces, puede que la otra persona no ejecute la tarea como esperas sino aplicando su propio criterio, que seguro es distinto del tuyo o que incluso puede estar equivocado. Si esto ocurre:

No tienes derecho a reprimir a una persona por hacer una tarea con su propio criterio, si no le has dado información de lo que necesitas. La responsabilidad de delegar correctamente es tuya.

Por ejemplo, cuando me dieron los papeles la persona del banco me indico con una pequeña cruz todos los lugares donde tenía que firmar de modo que se aseguraba que yo hiciera bien lo que necesitaba.

En este tema se puede profundizar mucho más, pero no es el foco de este artículo. En futuras entradas entraré en más detalle. Como resumen:

• Cuando delegues una tarea, tómate el tiempo necesario para aclararle a la otra persona el resultado que esperas y el uso que le vas a dar al resultado.
• Si lo haces por email, párate a explicar bien estos puntos anteriores.
• Por último, no digas simplemente: «Encárgate de esto. Gracias» a no ser que la otra persona tenga mucha experiencia resolviendo ese tipo de tareas.

Tu eres organizado, pero ¿lo es el otro?¿será tu tarea prioritaria para el otro?

Si tu eres el responsable de obtener el resultado de una tarea a tiempo, te puedes encontrar estos dos problemas:

• Que las prioridades de la otra persona sean distintas a las tuyas: lo que se puede traducir en que lo que necesitas se retrase. Si la persona en la que delegas es organizada, pero no has comunicado una fecha límite para realizar la tarea, esta persona aplicará sus criterios de priorización de tareas y te la devolverá lo antes posible. Si es organizada y sí has fijado fecha, la persona debería avisarte con margen para que tu reacciones si tiene algún problema para cumplir la fecha. Por ejemplo, en mi caso con el banco, no me indicaron una fecha límite, así que no prioricé la tarea como hubiera sido óptimo para ellos, sino como era óptimo para mi.
• Puede que la otra persona no sea organizada y se olvide de tu tarea: En entradas anteriores hemos visto que la única forma de ser organizado y no olvidar nada es manteniendo una lista de tareas y hacer esta lista de forma correcta: anotando siguiente acción (además de seguir otras pautas obligatorias). Si la otra persona no sigue estas pautas o algunas similares, es probable que se olvide, que se bloquee, que tenga un problema para cumplir la fecha y no te avise, etc. y esto acabará causándote un problema: cuando necesites el resultado o alguien te lo pida, no lo tendrás.

Si asumimos que hay gran cantidad de gente que no es muy organizada y que además, aunque lo sea, puede que su esquema de prioridades sea muy distinto al tuyo:

Es temerario delegar tareas de las que necesitamos el resultado y cruzar los dedos esperando a que el otro cumpla adecuadamente.

Pero entonces, ¿qué podemos hacer en estos casos?

Cómo controlar las tareas delegadas: la lista «a la espera«

Hoy en día, la gran mayoría del trabajo se hace en coordinación con otras personas. Esto desemboca en que por regla general tú te tengas que encargar de realizar ciertas tareas cuyos resultados tendrás que remitir a otros y viceversa.

Si queremos mantener todo bajo control deberíamos gestionar estos dos bloques de manera separada: las cosas que tengo que hacer yo (con la lista de siguientes acciones) y las cosas que estoy esperando de otras personas para poder seguir avanzando en mis siguientes acciones una vez tenga el resultado: la lista «a la espera».

Siempre que deleguemos una tarea cuyo resultado necesitemos para avanzar en nuestro trabajo, lo apuntaremos en la lista: «a la espera». Para ello seguiremos el siguiente formato:

Nombre persona en la que delego – tarea delegada
+ fecha de delegación + fecha de respuesta acordada

Esta lista la revisaremos con la suficiente frecuencia para asegurarnos de que, aun tratando con gente no organizada o que prioriza en contra de nosotros, haremos recordatorios a esas personas para que nos aseguren que van a cumplir o para detectar que no van a cumplir lo antes posible.

Para entender bien estas pautas, analicemos el caso del banco. En esa situación entran en juego 3 tareas con responsables distintos:

1. Yo: firmar los papeles
2. Empleado banco: remitir los papeles a servicios centrales y abrir cuenta
3. Yo: hago uso de la cuenta

Esto se traduce en el sistema de organización de cada uno de la siguiente forma.

Para mi:

• Siguientes acciones:
  • firmar papeles,
  • usar cuenta (esta no la apuntaría hasta que no cerrar la tarea a la espera)
• A la espera:
  • Empleado banco – termina trámite de apertura de cuenta bancaría – 1/6/2014 – 1/09/2014 (no tenía prisa por usar la cuenta cuando la pedí)

Para empleado del banco:

• Siguientes acciones:
  • entregar papeles firmados a servicios centrales – fecha fin: 15 días después de abrir cuenta
• A la espera:
  • Joaquín – entrega papeles firmados – fecha delegación: 15/6/2014 – fecha fin: 30/06/2014

Si el empleado del banco hubiera mantenido esta lista a la espera y la hubiera revisado con suficiente frecuencia:

1. Habría detectado que yo aún no había firmado los papeles al menos con una o dos semanas de antelación, y habría anotado una siguiente acción: recordar a Joaquín que debe entregar los papeles antes del día 30/06/2014  (De la lista a la espera se suelen derivar tareas de tipo recordatorio en la lista de siguientes acciones.)
2. Se habría asegurado de que yo cumpliera aunque me hubiera olvidado o no estuviera priorizando la tarea.
3. Si tras un primer aviso el empleado del banco sospechará que yo no iba a cumplir, podría haberme hecho varios avisos más insistiendo en la entrega para asegurándose de cumplir su objetivo de abrir un número determinado de nuevas cuentas al trimestre.
4. Además, si tras enviarme varios avisos/recordatorios hubiera detectado que era posible que no cumpliera, podría haber notificado a sus superiores que, aún insistiendo, no lo conseguía y habría tenido un argumento claro para cancelarme la apertura de la cuenta antes de que ésto le generara un problema.

Usa una lista separada para las cosas «a la espera» y no te fíes de que los otros cumplirán

En mis inicios en GTD allá por 2006 no creí que fuera necesario apuntar las tareas delegadas en otras personas en una lista separada y que era suficiente con anotar la tarea que tenía yo que realizar tras recibir el resultado.

Pero con el tiempo:

Aprendes a no fiarte de que los otros cumplan y te das cuenta de que es mucho más cómodo y eficaz tener estas listas separadas para poder revisarlas de manera independiente y trabajar en modo: «voy asegurarme de que los otros cumplen y dedicarme a dar toques a todos los que me deben algo para que no se me retrasen mis cosas».

Por favor, ayúdame a enriquecer este artículo dejándome un comentario un poco más abajo con tus trucos, dudas o desacuerdos ;-)

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