Para Ganar Productividad Hay Que Dejar Que Ocurran Cosas “Malas”: La Lista “Algún Día/Tal Vez”

osoUn hombre caminaba por la orilla de un río buscando el modo de cruzarlo. Tras varias horas buscando un paso vió a lo lejos alguien que caminaba por la orilla contraria y le preguntó:

– ¿Cómo puedo cruzar a la otra orilla?

A lo que el hombre respondió:

– Ya estás en la otra orilla.

Anónimo

Al igual que en este cuento hay muchas situaciones en la vida en las que tenemos que elegir si estar en una orilla o en la otra. Una orilla o la otra no son ni buenas ni malas, es cuestión de prioridades, gustos, objetivos.

Ante una situación tan clara como la del río, es fácil darse cuenta de que estamos ante una decisión, pero a menudo en nuestro día a día las cosas no se ven tan claras:

Siempre tenemos más cosas por hacer de las que podemos, pero normalmente no lo vemos como estar en una orilla u otra del río, es algo más sutil que nos hace luchar por estar en todas partes al mismo tiempo.

Por ejemplo, en casa seremos uno más en unos pocos días. Tengo bastantes proyectos en marcha pero no he sido plenamente consciente de que me encontraba ante una situación de elegir orilla (enfocarme en la familia o compaginar ésta con los proyectos laborales) hasta hace no mucho.

Muchas situaciones que requieren elegir orilla

Probablemente, cuando lo que tienes frente a ti son proyectos importantes y prioritarios, no podrás llevar todo a la vez sin que tu salud física y mental se resienta: a base de robar horas al sueño, la familia, los amigos, etc. para finalmente, no estar enfocado en nada y peor aún, no permitiéndote disfrutar a ti mism@ de ninguno de esos proyectos.

Por otro lado es frecuente encontrarse con estas situaciones. Al menos a mí me pasa constantemente y diría que como a la mayoría de las personas con las que trabajo sobre el tema: siempre tenemos más cosas por hacer de las que podemos acomodar en el día a día.

Así que si tu política ante estas situaciones siempre es la de robar horas al sueño, la familia, los amigos, etc. para hacer que las cosas avancen … estarás posponiendo tu vida indefinidamente. Creo que es más sensato plantearlo de la siguiente forma:

Si mi entorno y mi consciencia me piden estar en varios sitios a la vez y aún no se ha inventado la bilocación, mejor me concentro en una de ellas, la más importante para mi, y asumo que el resto de cosas no vayan perfectas. Es decir, asumo que pueden ocurrir cosas malas a cambio de disfrutar y concentrarme en un proyecto, aunque siempre intente dejar ordenadas las cosas que “desatiendo” por un tiempo.

 

Elegir orilla: qué hacer y qué no hacer

Con mi forma de pensar de hace unos años hubiera organizado todo para seguir trabajando y haciendo avanzar todos los proyectos que tengo en marcha, es decir, estar en las dos orillas al mismo tiempo. Ahora, este tipo de situaciones prefiero tratarlas como decisiones de dos orillas (o múltiples orillas cuando se da el caso).

La clave a mi entender está en hacerse las siguientes preguntas para determinar si estamos ante una situación en la que podemos elegir una orilla. Cuando te encuentras ante la disyuntiva de querer hacer varias cosas al mismo tiempo y sientes que va a ser difícil conseguirlo, pregúntate:

¿Es posible concentrarse sólo en una de ellas sin que nada se resienta? ¿Es posible estar en una única orilla del río sin que esto suponga “problemas”?

En las cosas importantes o no compaginables debes dejar que ocurran cosas “malas” en la orilla contraria

Si no es posible compaginar, o uno de los proyectos es muy importante para ti (como es el caso ante el que me encuentro ahora), tendremos que asumir que es necesario abandonar ciertas cosas en la otra orilla y decidir qué orilla elegir. Para ello pregúntate:

  1. Para elegir orilla y saber qué ganas: ¿Qué es lo más importante y prioritario para ti? ¿Qué me aporta?.
    Por ejemplo, para mi lo más importante es disfrutar y vivir al 100% los primeros meses del bebé y ayudar a mi pareja en todo el proceso.
  2. Para asimilar qué pierdes: ¿Qué es lo peor que puede ocurrir si te enfocas en lo más prioritario y el resto está sin atención un tiempo?.
    Por ejemplo, en mi caso si el resto de proyectos lo desatiendo por dos meses, lo peor que puede ocurrir es que pierda dos meses de avance.
  3. Para evitar o paliar las cosas “malas” que pueden ocurrir: ¿Qué puedo hacer para paliar los efectos negativos de “desatender” esos otros proyectos?.
    Por ejemplo, en mi caso ya he estado preparando con mis compañeros mi ausencia para que no se tengan que parar las cosas y muy probablemente nada sufra un retraso importante.

De todos modos, para mi lo crucial aquí es asimilar que pueden ocurrir cosas malas y que asumes las consecuencias a cambio de concentrarte en lo que realmente te importa.

Enfocarse en proyectos requiere usar la lista “algún día”

Si has seguido los post anteriores, sabrás que considero que el uso de listas de acciones es imprescindible para ser productivo. En el caso de quedarte en una única orilla (aparcar proyectos) también es imprescindible, bajo mi punto de vista, usar la lista de GTD llamada “algún día”.

Esta lista contiene las acciones que no vas a realizar a corto plazo. Nunca me ha gustado el nombre “algún día” y creo que podría ser un error de traducción literal, pues con el tiempo te das cuenta que no sólo debe contener cosas a realizar “algún día” sino las cosas que tienes “aparcadas por un tiempo”.

Esta lista tiene unas grandes ventajas:

  • A nivel mental te evita intentar estar en las dos orillas gracias a haber tomado la decisión de pasar las acciones que no vas a realizar a esta lista.
  • Evita la sensación de desatender cosas al etiquetarlas mentalmente como “aparcadas por un tiempo” y no como “abandonadas”.

En un post reciente, José Miguel Bolívar hablaba del refinamiento que hace de esta parte del sistema GTD usando la lista: “esta semana no”. Yo uso un esquema muy similar que es el que puedes ver en la siguiente figura:Esquema de listas de tareas por Joaquin Peña

Así, el sistema de listas GTD contiene las dos orillas:

  • La orilla actual o siguientes acciones: Tengo una parte del sistema de organización basado en listas que corresponde a esta semana donde coloco los proyectos y siguientes acciones que quiero realizar en la semana. Esto corresponde a mi orilla actual. Además, diariamente (en la revisión diaria) selecciono las tareas que quiero hacer ese día asumiendo que solo el 20-30% del día es planificable y el resto serán imprevistos e interrupciones.

  • La otra orilla o algún día: En la otra parte del sistema, la correspondiente a la otra orilla, coloco las cosas que no voy a hacer esta semana (proyectos y acciones “aparcadas por un tiempo”) o que incluso no voy a hacer a corto plazo (sección “aparcado”).

Esto se traduce en que en el proyecto familiar entrará en mi orilla actual de manera exclusiva en unos pocos días, haciendo que el resto de siguientes acciones y proyectos pasen “a la otra orilla”, incluido el blog.

Seguiré escribiendo mientras sigamos siendo el mismo número de miembros en la familia ;-). En principio tengo planteado 1-2 meses de concentración total en el proyecto familiar, así que hasta entonces el proyecto del blog estará en “proyectos aparcados por un tiempo” o en “algún día” según la terminología GTD.

He asumido que pueden pasar algunas cosas “malas”, aunque he trabajado para que no, y que seguro que pierdo alguna oportunidad y las cosas se retrasan un poco, pero a cambio, podré concentrarme al 100% el proyecto que ahora es más importante y prioritario para mi.

Por favor, ayúdame a enriquecer este artículo dejándome un comentario un poco más abajo con tus trucos, dudas o desacuerdos 😉


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10 pensamientos en “Para Ganar Productividad Hay Que Dejar Que Ocurran Cosas “Malas”: La Lista “Algún Día/Tal Vez”

  1. Santiago Barrero

    Está muy bien, me ha gustado mucho leerlo.

    Sólo se me ocurre, como aportación a tu idea, usar la agenda de siempre, y revisar al final de la semana, para comprobar lo que se aparca solo, si nos hemos olvidado de aparcar algo previamente.

    De otro modo, usando un cuadrante nuevo, de los muchos “cacharrillos” que usamos continuamente, nos liamos y acabamos perdiendo el hábito con tal de no abrir el “cacharrillo”

    Saludos cordiales

  2. Fernando Hidalgo

    Hola Joaquín! ya sabía que venía un nuevo fichaje en camino, pero no sabía que era ya inminente, mucha suerte, que vaya todo bien y que lo disfrutéis como se merece!
    Enhorabuena por el blog, creo que es la primera vez que lo visito y tiene buena pinta, ya sabes desde que nos cruzábamos por el CADE de Gelves que los temas de productividad y GTD me gustan mucho, auqnue soy un poco desastre para poder llevar un seguimiento actualizado.
    No obstante, y ocmo seguramente muchos emprendedores que lean este blog , como ando hasta las cejas de tareas y proyectos que saltan entre las orillas, al río y hasta se quedan flotando en el aire, me veo obligado a tener que esforzarme por mejorar mi sistemática y organización. Yo suelo utilizar listas, no muy categorizadas la verdad, y ultimamente ya me he tenido que dejar vencer por ir relegando lo menos urgente al final de la cola, por ahora con un cuadro importante-no importante, y urgente-no urgente, puedo ir discriminando bien, auqnue cuesta mucho.
    Seguiré tu blog más a menudo, mientras andas ausente repasaré las entradas anteriores, y espero que este tiempo lo disfrutes sin muchas presiones organizativas, que también se disfruta a veces ese desorden 😉

    Un abrazo!

  3. Luis M. Camacho

    Un artículo muy interesante. Me gusta el contenido y la forma que le has dado para expresarlo. Efectivamente es muy importante la planificación de nuestras tareas para optimizar mejor nuestro trabajo.

  4. SQCoach

    Te felicito de todo corazón, Joaquín, por haber ejercido tu libertad y tu voluntad a la hora de tomar la decisión de permanecer en una sola orilla por algún tiempo. En mi opinión, obtendrás una satisfacción muy superior, a la que supondría “controlar” al mismo tiempo ambas orillas, aún cuando, esta última situación resultara factible para ti…

    Por otro lado, soy también de la opinión de que, a veces, es necesario que se produzcan cosas “malas” en la otra orilla. Es una forma, a mi entender, de agudizar el ingenio para generar nuevas y más sofisticadas soluciones.

    Un FUERTE abrazo.

  5. Rulo Kobashikawa

    Me parece un buen consejo para tratar con las tentaciones de querer hacer de todo. Entender que hay cosas que debemos dejar de elegir para que pueda realizarse aquella que elegimos hacer. Gracias.

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