Cómo usar Microsoft Teams para maximizar tu productividad y la de tu equipo: Estudio I+D, Webinar y Curso

Microsoft Teams es una herramienta que se ha vuelto tremendamente popular gracias al COVID19. Durante 2019 y 2020 tanto a nivel particular como a nivel empresa, hemos dado un salto en digitalización de 5 años, cómo indicaba Matt Brittin el presidente de Google Europa de Google  a finales de 2020. Pero aún no hemos aprendido a 

En este post te quiero hablar de 4 cosas:

  1. El Estudio de I+D con 400 personas que hemos publicado recientemente analizando los principales retos da la productividad en entornos de teletrabajo y trabajo con herramientas colaborativas (MS Teams, Slack, etc.
    1. También invitarte a participar en el estudio con tu empresa/equipo. 
  2. Los retos y sus soluciones con MS Teams, Planner y acceso a la Grabación del Webinar de 2 horas donde te cuento todo de manera práctica. 
  3. Anunciarte que haré un Taller online 8, 15, y 22 de Abril de 15:30 a 20:30: “Cómo Digitalizar y agilizar tu Equipo con El Método FAST y Office 365: MS Teams, Planner, etc.” donde se afrontan y se resuelven estos retos. Plazas limitadas. Inscripción temprana hasta el 2 de abril (disponibles varias becas para profesores y estudiantes e la ETSII). Si quieres acceder para conocer el taller y valorar posibles colaboraciones futuras, dime y os paso acceso gratuito.
  4. Por último, ¿Quieres participar en los estudios de I+D y que diagnostiquemos tu equipo? ¿Quieres digitalizar tu equipo y tienes dudas? Pásate por la última sección de este post y contáctame. 

1. Estudio de i+d: retos de la productividad

Desde el equipo de investigación al que pertenezco hemos publicado recientemente un estudio para detectar los principales retos para ser productivos en entornos de teletrabajo y uso de herramientas colaborativas con casi 400 personas y todos afrontamos 14 grande restos:

  1. interrupciones, 
  2. dificultades para priorizar trabajo o conocer los objetivos del equipo
  3. problemas de coordinación
  4. problemas de planificación de trabajo
  5. sobrecarga de trabajo
  6. etc.

Estos retos, como ya te contaba en un post anterior, los sufrimos todos de manera general ya que una de las conclusiones que extraemos tras el estudio estadístico o de casi 400 encuestados es que estos restos no dependen del sector de actividad de la empresa, sino que son problemas generales inherentes al trabajo de conocimiento en la 4 revolución industrial. 

Siqueires leer el artículo, se titula “Productivity Challenges in Digital Transformation and its Implications for Workstream Collaboration Tools” y puedes verlo aquí:  https://scholarspace.manoa.hawaii.edu/handle/10125/70668

Bien, pero cómo afrontamos esos retos y en qué consisten… 

2. Cómo afrontar estos restos con MS Teams, Planner y resto de herramientas de Office 365

Cómo ves los retos a afrontar son de distinta naturaleza, pero todos ellos relacionados con llevar un ritmo de trabajo alto, resolver problemas complejos (en equipo) y sufrir reajustes de las prioridades frecuentemente. Estas características del entorno de trabajo  venimos sufriéndolas hace unos años y, seguramente, has escuchado que se dice que el mundo empresarial de hoy es VUCA en ingles o VICA en castellano, que son las siglas de Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo. 

¿Pero es posible organizarte en estos entornos?

Pues sí, en resumen tenemos que aplicar las siguientes pautas: 

  1. Interrupciones: es necesario reservar espacios de trabajo concentrado a nivel equipo (Time y Space Boxing) fijando a diario franjas de calendario libres de interrupciones. Pero además, las  interrupciones son un síntoma de falta de planificación ya que al ser el entorno VUCA pensamos que no se puede organizar y no lo hacemos, pero si es posible cómo vemos en los siguientes puntos. 
  2. Dificultades para priorizar trabajo o conocer los objetivos del equipo: en entornos VUCA es frecuente que surjan impovistos u oportunidades que hace que tengamos que repriorizar. A nivel equipos y empresa se suelen fijar objetivos y planes estratégicos a un año y 5 años respectivamente, para después planificar todo el trabajo necesario y ejecutarlo. Pero este modo de planificar en cascada, o waterfall, no funciona siempre en entornos VUCA ya que al cambiar las condiciones, la planificación deja de temer validez. En estos casos, toda la bibliografía coincide en que la planificación ágil permite priorizar y estructurar equipos en contextos VUCA. En esencia esta consiste en 2 cosas, hacer planificaciones a mucho más corto plazo, llamadas sprints, y conseguir el máximo feedback posible tras ejecutar una planificación para reajustar y planificar concibiendo bien los cambios ocurridos en el entorno. Para evitar este problema usando En herramientas como Teams, podemos usar MS Planner para mantener un Dashboard o cuadro de mando donde estén siempre a la vista los objetivos a corto plazo y los resultados buscados (Sprints) revisándolos frecuentemente. Esto hace que el equipo deje de tener esa sensación de no tener norte, prioridades. 
  3. Problemas de coordinación: la coordinación es un reto que está íntimamente relacionado con las interrupciones. En entornos de mucho cambio, si no hacemos nada especial, la única forma de coordinar trabajo es hacer telereuniones constantemente, interrumpirse unos a otros para reclamar trabajo, ver cómo va algo,  o resolver tareas de manera colaborativa (medias de 47% del día dedicado a interrupciones). El problema es que esas interacciones, son imprescindibles, pero se realizan sin ningún tipo de orden. Por el contrario, usando Teams podemos fijar reuniones periódicas para estructura el trabajo, sincronizar equipos, etc. que harán que la comunicación se haga de forma más estructurada, y por consiguiente de modo más eficiente. Estas reuniones en resumen serían:
    1. Una vez al mes: planificación de sprints, retrospectiva para mejorar procesos de trabajo, y reuniones de feedback con cliente externo o interno. 
    2. Semanales / cada dos días, diarias: sincronizacion de equipos contando que se está haciendo y qué se va a hacer de forma muy resumida sin emplear más de 2 minutos por persona. 
  4. Problemas de planificación de trabajo: el principal problema aquí es que solemos ir tan rápido, que no nos paramos a planificar por estar trabajando. Perder un día al mes planificando, no es perder un día, es disminuir de manera relevante el 47% de ese mes que estaremos trabajando por interrupciones debido a no tener planificación. 

Si quieres ver de manera práctica cómo solucionar estos problemas con MS teams y planner, puedes ver la grabación de este webinar donde lo cuento todo:

Si quieres ir más allá y digitalizar tu equipo superando los retos que muchos ni saben que están sufriendo…

Sigue leyendo….

3. Taller online 8, 15, y 22 de Abril de 15:30 a 20:30: “Cómo Digitalizar y agilizar tu Equipo con El Método FAST y Office 365: MS Teams, Planner, etc.

Además, los próximos 8, 15 y 22 de Abril de 15:30 a 20:30 realizaremos un Curso online en directo donde se cubrirán los 14 restos de manera práctica con herramientas de Office 365 (Microsoft Teams, Planner, etc.) para digitalizar y agilizar equipos de trabajo unidas las pautas del método de productividad FAST (+10.000 usuarios). 

Si quieres conocer más detalles sobre los contenidos puedes pasar por esta web. Si tienes dudas sobre los contenidos o si encajará con tu equipo puedes contactarme (Joaquin) en el +34 649 42 73 10. (conectar vía whatsapp)

Te en cuenta que tenemos inscripción temprana con precio reducido hasta el 2 de abril. 

Inscripción: https://fastproductivity.teachable.com/p/metodofastmsteams

4. ¿Quieres participar en los estudios de I+D y que diagnostiquemos tu equipo? ¿Quieres digitalizar tu equipo y tienes dudas? ¿Hablamos?

Si quieres realizarlo con tu equipo al completo y/o participar en el estudio de I+D y conocer el estado de tu equipo o empresa en comparación con los datos del estudio, contacta conmigo y vemos si cualificas y posibles opciones.

Por favor respóndeme, llámame o escríbeme un Whatsapp y hablamos en el +34 649 42 73 10. (conectar vía whatsapp). Incluso si quieres puedes reservarme un hueco en la agenda y fijamos : https://doodle.com/mm/1719720008/meeting-with-joaquin-fast

JOAQUIN PEÑA SILES PhD, MBA
Prof. Researcher University of Seville
Dpto. Lenguajes y Sistemas Informáticos. 
Creator of the FAST Productivity Methodology 
+34 649 427 310
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