Cómo priorizar trabajo y correos aprovechando tu cerebro subconsciente

Mozart

Cuando me siento bien y de buen humor, o cuando doy un paseo en carruaje o a pie tras una buena comida, o por la noche cuando no puedo dormir las ideas se agolpan en mi mente tan fácilmente como lo quiera. ¿De dónde y cómo vienen? Lo ignoro y nada tengo que ver con ello. Guardo en la mente las que me gustan y las tarareo; al menos eso me han dicho que hago, Una vez que tengo el tema, viene una melodía ligada con la primera de acuerdo con las necesidades de la composición: el contrapunto, la parte de cada instrumento y por último, todos los fragmentos melódicos dan lugar a la obra completa, Entonces mi espíritu se inflama de Inspiración, La obra crece; sigo desarrollándola, concibiéndola cada vez con más claridad hasta que la tengo acabada por larga que pueda ser. Entonces mi mente la atrapa de la misma forma en que mi ojo atrapa de una mirada una imagen bella o la hermosura de la juventud. No viene a mí poco a toco, con las diversas partes trabajadas en detalle a medida que se van haciendo, sino que es su totalidad como me deja oírlas mí imaginación.

Wolfgang Amadeus Mozart (1756-1791)

Mozart es sin duda uno de los grandes genios que ha dado la historia. Pero, por lo que nos cuenta Mozart en este escrito, parece que no era él el que componía las obras, sino que había una especie de Fuerza oculta que estructuraba todas las piezas de la obra, las ponía en su cabeza para que posteriormente él fuera consciente y las transcribiera a partituras.

Recientemente la ciencia ha demostrado fehacientemente de dónde viene La Fuerza: La mente subconsciente. En estudios muy recientes en neurociencia del Max Planck Institute for Human Cognitive and Brain Sciences («Unconscious Determinants of Free Decisions in the Human Brain«. 2008), John-Dylan Haynes lo resume de manera sencilla:

Cuando tomamos una decisión se hace en dos fases:
1. Nuestro subconsciente analiza los hechos, descarta lo que no es relevante, decide y construye el resultado;

2. En el segundo paso, 7 segundos después, nuestro yo, nuestra parte consciente, nuestra mente racional, es consciente de la decisión.

Las implicaciones de esto son múltiples, pero en esencia nos viene a decir que las decisiones se toman sin que la mente consciente participe.

La potencia del subconsciente vs. la mente racional para tomar decisiones

Si visitamos la historia de la ciencia o el arte, los avances más importantes y complejos han sido atribuidos por sus autores a «La Fuerza» (la mente subconsciente) como por ejemplo:  La estructura del benceno, avances importantes realizados por Roger Penrose en teoría de la relatividad mientras daba un paseo, o descubrimientos sobre las bases matemáticas de la teoría especial de la relatividad realizados por Henri Poincaré mientras iba de excursión en autobús.

Al igual que Mozart, muchos de los grandes genios de la historia cuentan que durante la ducha, dando un paseo, o mientras dormían, su mente subconsciente ordeno todas las piezas para determinar la forma de avanzar en los problemas que estaban solucionando.

Pero esto no está reservado a las grandes mentes. Si rememoras cuando decidiste qué casa alquilar/comprar te darás cuenta de que lo has experimentado en ti mismo: Cuando entras en la casa definitiva, en cuestión de segundos sabes que es Esa.

¿Cómo tomamos una decisión tan compleja tan rápido? Gracias a La Fuerza ;-). Tu mente subconsciente  analiza multitud de variables en cuestión de segundos: si la zona es mejor o peor, si es luminoso, si tiene aparcamiento, si la distribución se ajusta a tus necesidades, si habrá que hacer reforma, si hay colegios cerca, etc. Pero como arrojan numerosos estudios en neurociencia, si hiciéramos este mismo trabajo con la mente consciente, es decir, de manera racional, tardaríamos varios meses en estudiar todas las variables, ponderarlas por importancia y llegar a una conclusión.

No sólo Mozart o lo grandes genios de la historia dominaban La Fuerza, tú también puedes experimentar su poder:

La mente subconsciente es capaz de analizar una cantidad de información muy amplía y resolver problemas muy complejos en pocos segundos. Mientras que ante el mismo problema, a la mente consciente le tomaría varios meses o incluso sería incapaz de resolver.

 

Cómo priorizar tareas con la mente subconsciente

Si nuestra mente subconsciente es mucho más rápida y eficiente que nuestra mente racional para resolver problemas y tomar decisiones complicadas, ¿por qué nos empeñamos en usar la mente racional para priorizar el trabajo y los correos y para decidir como resolverlos?

Si queremos dominar La Fuerza  y aprovechar el potencial de nuestro subconsciente para priorizar trabajo basta con introducir todos los datos en nuestro cerebro, que esta se ponga a trabajar para que, 7 segundos después, nuestra mente racional se haga cargo de ello: habremos tomado una decisión que será acertada y que sentiremos así.

En el caso de ordenar el trabajo y el correo entonces los pasos son muy sencillos:

  1. Apuntar todo lo que tenemos que hacer en una lista.

  2. Leer la lista.

  3. Preguntarnos que es lo mejor que podemos hacer ahora.

Si hacemos esto, La Fuerza se encargará de ignorar lo que no es importante o urgente, se quedará con las tareas que realmente son prioritarias y de manera automática nos pondrá en la mente consciente la tarea o el par de tareas que son más adecuadas en la situación en la que nos encontremos. A esto le llama David Allen, autor de la metodología de productividad Getting Things Done (GTD),  La Planificación Natural.

Si te cuesta trabajo creerlo, haz un pequeño ejercicio:

  1. Apunta todo: dedica unos minutos intentando tener una lista con más de 15 cosas.
  2. Piensa qué tarea sería la mejor para resolver en 20 minutos teniendo sólo a tu disposición el teléfono móvil (no dispones de portátil o PC de escritorio).

¿A qué no has tenido que añadir fechas a las tareas, escribir su prioridad o urgencia o hacer una tabla para ordenarlas por urgencia/importancia?

Al principio de empezar a trabajar con las listas no creí la recomendación que me hacían de no anotar prioridades o de que no era necesario apuntar fechas a no ser que fueran inamovibles. A día de hoy, sé que incluso las fechas inamovible no son necesarias (aunque es cómodo apuntarlas) pues, al leer la lista de tareas, mi cerebro analiza automáticamente multitud de variables en cuestión de segundos: fecha óptima y fecha sin que se produzcan problemas, prioridad, la importancia de la relación que tengo con la persona que espera la tarea, la aportación que hace la tarea a mis objetivos, si retrasarla me va a provocar problemas, …

Así que, a día de hoy, mis listas de tareas son completas y no contienen ni fechas ni prioridades, y lo único que hago es:

  1. Apuntar todo sin priorizar o añadir fechas (a no ser que sean inamovibles).

  2. Leerla completa para que mi subconsciente me diga cuál es la tarea más prioritaria ahora.

Así pues:

Para priorizar es imprescindible seguir la primera regla de oro de la productividad: apunta todo en una lista.

 

Para centrar nuestro cerebro en decidir qué tarea hacer es necesario evitar las tareas «no claras» en la lista

Hace no mucho comentaba que para ser productivo es necesario ocuparse de los problemas y no preocuparse, pues cuando nos preocupamos nuestros mecanismos de supervivencia nos llevan a la inacción para evitar las posibles consecuencias negativas que pueda tener el problema.

Si, al igual que Mozart, queremos aprovechar el máximo potencial del subconsciente a la hora de priorizar el trabajo, debemos intentar que nuestra lista sea una lista de soluciones o lista de siguientes acciones. Con esto conseguiremos que al leer cada elemento de la lista nuestro subconsciente se centre en determinar si debo hacer esa tarea ahora o no, y no en evaluar los posibles riesgos o soluciones que necesitamos para resolverla.

Por ejemplo, si leo mi lista de tareas y llego a un elemento «marrón con factura de ACME«, mi subconsciente, para protegerme de las consecuencias negativas, empezará a evaluar todo lo que puede salir mal y su respuesta de cara a priorizar esa tarea será: «uffff….(no lo veo claro) … la hago después de desayunar». Sin embargo, si leo «mandar correo a Pepe para fijar reunión sobre cómo facturar a ACME«, mi mente subconsciente se centrará en ordenar esa tarea en referencia al resto pues no hay ningún problema que resolver en ella.

Así pues:

Para priorizar es imprescindible seguir la segunda regla de oro de la productividad: apuntar en la lista en formato «Siguiente acción».

 

Cómo priorizar los correos a responder o resolver trabajando sobre ellos

Esta pregunta ha sido bastante frecuente en el estudio que estoy haciendo para determinar cuáles son los temas que más interesan a los lectores: «¿Qué correos priorizar o responder?». Aún así, aunque las respuestas han sido muy reveladoras e interesantes, cuantas más personas respondan al estudio, mejor será el resultado. Así que te pediría que, por favor, me ayudes para que este trabajo sea lo más fructífero para ti y el resto de personas que leen el blog: tómate unos minutos y pasa por aquí para decirme los temas que más te interesan o los problemas en los que necesitas ayuda en el contexto de la productividad.

Creo que a estas alturas ya tenemos claro el problema con el correo: la bandeja de entrada es un listado de tareas en formato problema (no siguiente acción) que además contiene información a guardar, correos a borrar, y muchas más cosas no relevantes que nos despistan de nuestro objetivo: decidir qué priorizar.

De esta forma, para poder priorizar el correo y decidir qué responder antes y en qué correos nos debemos poner a trabajar es necesario procesarlo antes:

Toma los correos uno a uno (no te saltes ninguno evitando tomar una decisión)  y actúa del siguiente modo:

  1. Si es basura o material a archivar que no requiere trabajo: actúa en consecuencia.

  2. Si requiere trabajo:

    1. Tardas menos de 2 minutos en resolverlo: resuelve y no te compliques en intentar priorizarlo.

    2. Tardas más de 2 minutos y no eres el más adecuando: delégalo.

    3. Tardas más de 2 minutos y debes hacerlo tú: determina la siguiente acción y anótala en la lista y archiva correo (no lo dejes en la bandeja de entrada).

  3. Cuando termines con todos los correos tu bandeja estará vacía y tu lista de siguientes acciones actualizada con todos los pasos a dar.

  4. Llegados a este punto, ya puedes leer la lista para que tu subconsciente te diga qué tarea (probablemente derivada de un correo) es la que debes hacer.

Como puedes ver, decidir en qué correos trabajar o qué tareas priorizar, es sencillo, basta con leer todas las opciones para que nuestro cerebro, sin que seamos conscientes del proceso, nos diga qué hacer.

Pero lo importante aquí es que hasta que no tengamos esa lista completa y en formato siguiente acción no podremos conseguirlo. Es decir, no basta con marcar algunos correos con la estrella, bandera de Outlook o pasarlos a una carpeta de pendientes, hay que convertirlos a siguiente acción:

Si quieres priorizar el correo, primero tienes que procesarlo para convertirlo en un listado de siguientes acciones.

A mi no me costó demasiado adquirir el hábito de procesar el correo, pero si que me costó acostumbrarme a apuntar la siguiente acción, pues pensaba que no era imprescindible. Hasta que no empecé a hacer el proceso completo no conseguí los beneficios.

Espero haber sido capaz de transmitirte la importancia de hacer todos los pasos pues, en mi experiencia, no es posible priorizar si no se hace de este modo.

Si escribo este blog es para transmitir mi experiencia concreta por si te es útil, pero el verdadero valor lo obtenemos al conversar y aglutinar los distintos puntos de vista que tenemos cada uno.

Por favor, dame un par de minutos de tu tiempo y déjame un comentario con tus impresiones o tu forma de hacerlo.


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2 pensamientos en “Cómo priorizar trabajo y correos aprovechando tu cerebro subconsciente

  1. Juanma

    Gracias Joaquin:
    Gracias por tan detallada explicación en tan poco espacio. Ya tengo la bandeja de entrada vacía y la lista de siguientes acciones lista para dejar que mi subconsciente, en vez del inconsciente, las priorize. 🙂

  2. A.Tristancho

    Muchas gracias Joaquín:
    Me ha gustado mucho esta publicación y la veo especialmente útil.Voy a ver si empiezo a hacer listas con las tareas y me acostumbro a esta forma de organizarme 🙂

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