Recibimos muchísimo correo, pero hay un secreto sencillo que hace que sea viable Controlar Tu Email de modo sencillo. ¡Veámoslo! Recibimos dos tipos de correos:
- PARA: aquellos que van dirigidos directamente a nosotros: correos donde aparecemos en el «para».
- COPIA: Aquellos en los que vamos en copia.
Los correos dirigidos directamente a nosotros tienen una alta probabilidad de que necesitemos procesarlos:
- Implican que tendremos que reaccionar de algún modo, probablemente realizando alguna tarea.
- Suelen contener información relevante para nuestro trabajo de la que debemos estar informados.
- Tendremos que responder dándonos por enterados.
Los correos en los que aparecemos en copia son correos informativos. Si analizamos bien este tipo de información veremos que:
- No suelen requerir reacción por nuestra parte.
- Son correos que nos permiten tomar mejores decisiones a futuro pues estamos al tanto de lo que va ocurriendo.
- Un porcentaje de ellos no aportan valor a mi trabajo pues son intentos de compañeros de: evitar y diluir la responsabilidad sobre un asunto, o intentos de cubrirse las espaldas y dejar constancia de una decisión o acción sobre las que no están seguros o no quieren asumir la responsabilidad.
- Nadie controla ni limita la posibilidad de que cualquiera de la organización pueda copiarte en un correo. Es un periódico donde puede publicar cualquiera sin ningún tipo de filtro.
Estar informados vs. trabajar
Dado que las medias de tiempo dedicado a procesar email están por las 2-3 horas en el mejor de los casos, en mis talleres me encuentro frecuentemente personas que emplean 4 y 5 horas, y que la cantidad de interrupciones y reuniones a las que tenemos que asistir superan en medias mundiales el 65% de la j0randa laboral, si no hacemos nada:
Dedicamos la jornada laboral completa a atender interrupciones y procesar correo. No nos queda tiempo para trabajar
Así que si somos realistas y analizamos estas características de los correos en copia, podríamos decir que en momentos de crisis, ritmo de trabajo extremo o cuando estamos sometidos a un volumen de correo que supera nuestras capacidades (ej: tengo la obligación de leer correo en casa) podemos tomar la determinación de relacionarnos con estos correos como si de un periódico se tratase. Es decir, estos correos contienen las noticias sobre nuestros proyectos, clientes, etc. y podremos actuar como hacemos al leer el periódico:
Al leer un periódico: Elegimos que noticias leer y que noticias ignorar, que noticias leer completas y cuales leer en diagonal.
Al igual que con los periódicos, si leemos de cabo a rabo todos los periódicos principales seremos una persona que conoce la actualidad al 100%. Si leemos solo algunos y seleccionando seremos una persona bien informada, y si no leemos… Lo que es cierto es que tenemos que fijar nuestro ritmo de lectura de periódicos adaptándolo a la cantidad de tiempo que tenemos para esto sin dejar de hacer cosas importantes:
¡tus tareas de trabajo y tu vida personal!
Reduce tu correo 1/3 y Enfócate: Convierte los correos en Copia en tu periódico laboral
La realidad es que si leer todos los correos en copia (puede que incluso ya lleves tiempo sin leer todo o leyéndolos en diagonal) implica no realizar tu trabajo o implica comerte tiempo personal de ocio y descanso, con el impacto que esto tiene en tu productividad (menos energía y equilibrio, y por tanto menos productividad al día siguiente) , podemos estar seguros que:
Añadir una regla a tu gestor de correo y separar (en carpetas o etiquetando) todos los correos en los que estoy en el PARA de los que estoy en el COPIA y tomar estos últimos como si fueran el periódico de mi empresa
Es más productivo, fomenta la conciliación y siempre podrás leer todos los COPIA cuando tengas tiempo
Puede que alguien cometa el error de ponernos en copia cuando realmente deberíamos estar en el PARA y se nos escape algo. Es un riesgo que podemos asumir pues esto debería ser infrecuente. Además, si ocurre, no es culpa nuestra, sino de la otra persona. Dado que el miedo a que se escape algo implicará procesar todos los correos en copia en profundidad, será más sensato asumir el role de «educador» de nuestros compañeros para que hagan un uso correcto del correo indicando:
disculpa pero como estaba en copia pensé que no era algo para mi
Así que piénsalo, si estás saturado de email hasta el punto de no poder trabajar ni descansar, y el volumen de correo no ha hecho más que crecer en los últimos años:
Tarde o temprano tendrás que hacer algo.
¿A qué esperas?
Es un tema complicado, ¡lo sé!. ¿Tienes otra solución? ¿No estás de acuerdo? Déjame un comentario con tus «peros» o reflexiones y lo hablamos.
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El email está ampliamente sobrevalorado. Yo siempre he trabajado con reglas de correo en las que los correos en los que iba en copia se archivaban directamente, sin verlos siquiera, a no ser que yo fuera la única persona en copia, en cuyo caso quedaban en la bandeja de entrada. Y nunca pasó nada grave. Procesar correo mola, porque genera una falsa sensación de productividad. Pero la gente que trabaja de verdad no tiene tiempo para perderlo con el correo. La gente puede contar las películas que quiera pero el hecho cierto e indiscutible es que a nadie le pagan por leer y escribir email.
Un saludo.
Totalmente de acuerdo... pero muchas veces la inercia hace que muchos no se den cuenta de lo que está pasando. Escribir sobre estos temas ayuda a los que andan con la duda de qué hacer con el email a tener mayor seguridad a la hora de empezar a gestionar sus inputs de manera más sensata.
Algunas veces es necesario escuchar las cosas en voz alta de otra persona para tomar las riendas y actuar.
A la mayoría de la gente les da "miedo" decidir no leer todo, aunque la realidad es que la mayoría de la gente ya lo está haciendo (leen en diagonal o lo ponen en espera para no leerlo nunca).
Gracias por pasarte por aquí José Miguel! Abrazo y nos vemos en café y productividad ;-)
La regla está activada, y veremos cómo se comporta mi entorno, puesto que todo el mundo supondrá que tengo que estar al tanto de todo lo que en ellos aparece. No leer los correos en copia, es la única manera que tengo actualmente, de poder sacar más horas de trabajo reales. De momento un sí...y espero poder continuar con la regla para mejorar las horas útiles de trabajo. Gracias por vuestros comentarios.
La idea es buscar un equilibrio. Clasificar los correos en copia no implica no leer nada o leerlo todo. Simplemente es tomarlos como un periódico de tu trabajo y estar lo más al día posible sin dejar de hacer lo que realmente es importante: nuestro trabajo. Si estar informado implica no poder trabajar, mala cosa. A por ello, en poco tiempo verás que no ocurre nada grave y que trabajas mucho mejor; además de encontrar el equilibrio de hasta dónde leer y hasta dónde no. Cuéntanos por aquí cómo te va!