“Había una vez un zorro que todas las mañanas salía de su casa en busca de comida. Diseñaba toda clase de estrategias para atacar a sus presas. Había tenido éxito en cazar conejos, ratones del bosque y todo animal pequeño con que se encontraba… con excepción de uno: Un Joven Erizo.  El zorro buscaba la forma de atacar al pequeño animal espinoso y sin parar diseñaba estrategias y tácticas distintas, perfeccionándose sus técnicas de caza y de preparación de escondites. Unas veces le atacaba por encima y otras lo sorprendía por un costado. Le tendió trampas y trampas y en todas ellas fracasó. ¿Por qué razón? El Erizo escapaba simplemente haciéndose una bola y pinchando con sus espinas la nariz del Zorro”.

En su famoso ensayo “el erizo y el zorro“ el filósofo Isaiah Berlin, basándose en la fábula griega de Arquíloco que dice: «Muchas cosas sabe la zorra, pero el erizo sabe una sola y grande«, divide a las personas en dos tipos: los zorros y los erizos. Estos dos tipos de personas son los que enfrentan la vida con una visión única y centrada (los erizos) y los que enfrentan la vida con multitud de visiones, estrategias y focos (los zorros). Los erizos son muy enfocados e intentan que todas sus acciones giren alrededor de su foco, mientras que los zorros son más abiertos a cosas nuevas y a avanzar en multitud de frentes.

Cada uno de nosotros tenemos siempre algo de zorro y algo de erizo, según el aspecto de nuestra vida que observemos, pero en lo que respecta al trabajo, la mayoría de nosotros acabamos siendo zorros por obligación:

el entorno de trabajo y vida personal requieren que llevemos adelante multitud de aspectos y que lo hagamos bien, obligándonos a ser un poco malabaristas, un poco zorros. El problema reside en que nuestras estructuras mentales no están preparadas para encargarse de tantas cosas y esa incapacidad nos produce estrés y sensación de no hacer lo que deberíamos. Nuestro cerebro funciona mejor cuando actuamos como el erizo, pero el entorno nos obliga a ser zorros.

¿Qué podemos hacer?

Zorros por obligación pero erizos por naturaleza: Tu cerebro es incapaz de gestionar tantos frentes.

El entorno nos pide que avancemos en multitud de frentes exigiéndonos que todos los proyectos que tenemos en marcha avancen. Pero si te preguntas:

¿Cuándo te acuerdas de hacer deporte? ¿Cuándo te acuerdas de ese proyecto importante para ti pero que nadie te exige?

Verás que en muchas ocasiones la respuesta consiste en que un evento externo te recuerda el tema y es  entonces cuando te pones manos a la obra. Por ejemplo, solemos acordarnos de las dietas o el deporte a  principios de año o antes de verano cuando comienza el buen tiempo y empezamos a  llevar ropa que deja ver más nuestra silueta.

¿A qué se debe esto? Como vimos en una entrada anterior, la productividad consiste en vaciar tu cabeza, la memoria a corto plazo es la que se usa para gestionar el trabajo pendiente y ésta está limitada a 5-9 tareas.

Así, se trate de tus objetivos/proyectos o de las tareas que tienes que ir resolviendo en el día a día para avanzarlos, tu cerebro sólo va a ser capaz de gestionar unos pocos, de modo que el resto no lo recordarás a menos que algo te lo recuerde (un correo del jefe preguntando como va el proyecto X, o la llegada del buen tiempo que te recuerda ponerte en línea para el verano).

Para ser zorro necesitas ayuda: la lista de proyectos GTD

La Dra. Gail Matthews, psicóloga de la Dominican University de California, realizó un estudio con 267 participantes donde se analizaba su capacidad para cumplir objetivos. Encontró que la  probabilidad de conseguirlos aumentaba un 42% cuando la persona tenía estos objetivos por escrito.

Si lo piensas, tiene mucho sentido que la solución pase por anotar tus proyectos/objetivos. El problema de fondo consiste en que, si no tenemos algún modo de que nos recuerden los objetivos que queremos cumplir, nos olvidaremos de ellos y sólo los recordaremos en momentos puntuales debido a la limitación de la memoria a corto plazo.

¿Cuál es la solución entonces?

La solución consiste en mantener, además de un listado de siguientes acciones, un listado de esos objetivos/proyectos/frentes abiertos que queremos cumplir y revisarlos periódicamente. Esto es lo que en GTD se llama la «lista de proyectos» que se revisará en «la revisión semanal«.

La lista de proyectos actúa como una especie de entrenador personal con el que te reúnes todos los viernes (revisión semanal) y te obliga a pensar en cada una de las cosas que quieres hacer y a tomar cartas en el asunto en la semana siguiente. Así, si no avanzas en un objetivo/proyecto, no será porque te olvides. Esto te permitirá ser zorro con un cerebro de erizo ;-)

Apuntar tus proyectos sin revisarlos no vale de nada: la revisión semanal

Una vez tengas tu lista de proyectos, es necesario que los revises semanalmente. ¿Qué haremos en la revisión semanal en referencia a estos proyectos?

En la revisión semanal nuestro objetivo es doble:

1. Actualizar todo nuestro sistema de organización: actualizar nuestras listas (todas) con las tareas no apuntadas, vaciar la cabeza, vaciar las bandejas de entrada, tachar las tareas completadas, eliminar las tareas que ya no tienen sentido, etc.
2. Planificar la semana siguiente y hacer retrospectiva de la anterior: revisar la semana anterior para ver si hemos avanzado convenientemente y ordenar nuestro calendario y acciones a realizar (lista de siguientes acciones) en la siguiente semana.

Hacer este trabajo de actualización y planificación sin una guía es muy complicado pues difícilmente vamos a recordar todas las cosas de las que somos responsables. Es aquí donde entra en juego la lista de proyectos:

La lista de proyectos/responsabilidades/frentes abiertos es una especie de guía o entrenador personal que te dice: recuerda este proyecto, piensa en él, ¿hay alguna siguiente acción que tengas que apuntar? ¿qué puedes hacer para que avance mejor e innovar? ¿qué deberías hacer la  semana  siguiente para avanzar?…

Así para hacer la revisión semanal, toma tu lista de proyectos y uno a uno ve haciéndote estas preguntas para dejar actualizado y preparado tu sistema de organización para la semana siguiente.

 

La lista de proyectos es para recordar tus objetivos, no para ordenar tus tareas.

Es crucial que nos demos cuenta de que lo importante aquí no es tener un conjunto de proyectos para ordenar tus siguientes acciones en bloques, sino un listado de recordatorios que nos permita, al revisarlo, no olvidarnos de nada. En resumen:

No caigas en intentar clasificar tus siguientes acciones por el proyecto al que pertenecen. Por experiencia te digo que no aporta nada y que complicará tanto tu sistema de organización que será inmanejable.

Creo que es importante aclarar también que cuando se habla de «proyectos» en GTD no nos referimos a «proyectos» como se pueden ver en tu empresa, sino a todo aquello que requiere más de una siguiente acción para ser resuelto. Por este motivo, me gusta hablar de lista de responsabilidades/objetivos/frentes abiertos/proyectos, para no dar lugar a confusión.

Conclusiones

En mis inicios con GTD allá por 2007 caí en dos de los errores que comento en este post: usar la lista de proyectos como un mecanismo para ordenar las siguientes acciones y no revisar semanalmente. El resultado de hacer esto fue devastador:

Al cometer estos errores acababa con una cantidad de etiquetas de proyectos superior a las que soportaba MS Outlook, por no hablar del lío que suponía acordarse de qué etiqueta ponerle a la tarea al no recordar el título del proyecto. Además, al no revisar semanalmente no actualizaba las listas y acababa llevando casi todo de memoria con lo que el sistema de organización me dejaba de funcionar cada pocos días.

Tardé varios años en detectar donde residían los problemas, así que espero haber conseguido transmitirte la importancia de usar la lista de proyectos para que todos tus deseos avancen y la importancia de revisar semanalmente guiados por esta lista para que tu sistema quede actualizado y preparado para la semana siguiente. Cuando lo haces bien:

Las ventajas de seguir estas pautas son muchas: El fin de semana desconectas mucho mejor, consigues que todos tus proyectos avancen, te queda una muy buena sensación al ver que cada semana avanzas en más cosas de las que eras consciente. Y por último, te hace más realista ya que puedes ver de manera fehaciente que en ciertos proyectos no «quieres»/»puedes» avanzar por haber otros más importantes y te da un criterio claro para posponerlos para más adelante.

Así que esto me hace ser más realista y me hace capaz de ser un zorro aunque mi cabeza funcione como la de un erizo ;-)

Y tú, ¿eres zorro o erizo?

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