GTD desglosa las actividades que debemos hacer para ser productivos en distintas fases. En este post nos centraremos en una de ellas, la fase de procesar, que consiste en aclarar qué vas a hacer con las distintas cosas (correos, documentos, llamadas, ideas, etc.) que llegan a tu círculo de acción. En esta fase, la metodología incluye la regla de los 2 minutos:

«Si tardas menos de 2 minutos en resolver un asunto de los que tienes que procesar, hazlo sobre la marcha»

Recientemente se ha generado un debate muy interesante entorno a la validez de esta regla comenzado en el blog de José Miguel Bolívar con el post: «GTD: La Arriesgada «Regla de los Dos Minutos»«. Me alegra mucho leer este tipo de posts! Muchas veces creo que GTD nos ha ayudado tanto que no nos cuestionamos con suficiente profundidad si cabe mejora en el sistema.

Comencé a contestar en los comentarios del artículo de José Miguel, pero el texto comenzó a tomar tamaño de post, así que aquí lo tenéis.

Las fases de GTD:  Mezclar o no mezclar Procesar y Hacer

La parte de control de GTD, es decir, la orientada a tratar con la operativa del día a día, está dividida en distintas fases:

1. Capturar todo aquello que te preocupa y llevarlo a la bandeja de entrada
2. Aclarar qué vas a hacer con cada uno de esos ítem de la bandeja de entrada procesándolos uno a uno
3. Organizar la información y el trabajo derivado de aclarar en un sistema claro y funcional
4. Revisar periódicamente para mantener el sistema actualizado
5. Hacer el trabajo que has predefinido abordando las tareas de 1 en 1

Todas ellas igual de importantes. Estas fases separan las distintas actividades que debemos hacer para resolver los problemas que el mundo del trabajo del conocimiento y las limitaciones de nuestro cerebro hacen que suframos todos nosotros. El propio D. Allen en su libro «Haz que funcione» (versión audiolibro en inglés leída por el autor) dice que ha intentando simplificar el sistema al máximo, y que estas son las mínimas fases a seguir para que todo funcione. Así que es crucial que no te saltes ninguna y que no mezcles la fase de aclarar con la de recopilar (llenar la bandeja de entrada) o con la de hacer (ejecutar las actividades que tienes definidas en las siguientes acciones).

La regla de los dos minutos está incluida originalmente en la fase de procesar y nos dice que si un ítem de la bandeja de entrada se resuelve en menos de dos minutos, mejor no anotar siguiente acción y resolverlo sobre la marcha. En cierto modo, el propio David Allen mezcla con esta regla la fase de Hacer y Aclarar/Procesar:

La regla de los 2 minutos nos hace mezclar las fases de Procesar y Hacer

 

¿Tiene sentido la regla de los 2 minutos para mi?

Coincido 100% con JM Bolívar en que la regla de los 2 minutos rompe la concentración necesaria para el procesado y hace que en muchos casos la fase se alargue en el tiempo a horas (si recibes mucho correo) haciendo imposible ejecutarla al completo en una sola sesión de concentración.

Yo por mi parte ya hace tiempo que proceso sin aplicar la R2M ni ejecutar el paso de delegar al completo, dejando anotados estos ítems como siguientes acciones en el contexto @poca-energia y/o @correo. Es decir, no mezclo procesar con la regla de los 2 minutos o con delegar trabajo (que requiere enviar emails «bien» escritos), sino que las separo considerando la regla de los dos minutos y delegar como parte de la fase Hacer.

No me gustaría que la discusión derivara a mis manías a la hora de implementar GTD, pero que funcionan con la naturaleza y modo de comunicación con el que trabajo, pero creo que pueden ayudar a entender mi opinión y recomendaciones a la hora de procesar.

Para llevar esto a la práctica lo que hago es que en los tiempos muertos ejecuto lo que Allen llama escaneos rápidos del email desde el móvil. Mi objetivo no es procesar, pues esto lo hago desde el PC con una herramienta de tareas, no de correo. En estos escaneos desde el móvil es donde aplico la R2M, pero más con la dinámica que comenta Jeroen Sangers en su comentario al artículo de Bolívar (reduciendo los 2 minutos a 30 segundos), respuestas muy rápidas que desde el móvil no me producen pereza.

Así, mi bandeja de entrada no está en el correo, sino en una herramienta de tareas a la que envío desde el móvil (generalmente) los ítems que requieren procesado o aclaración. De este modo, desde la herramienta de tareas no puedo responder correo y no me incita a «hacer» pues el foco es sacar cosas de bandeja de entrada aclarándolas y organizarlas en las listas de trabajo adecuadas evitando la tentación de ponerme a responder/leer correos.

 La culpa no es de la regla de los 2 minutos

Dicho esto, creo que el tema central del debate no es la regla de los 2 minutos, sino el hecho de romper la concentración al procesar auto-interrumpiéndonos con esta regla. Por eso creo que hay varios aspectos importantes que deberían incorporarse al debate:

1. El problema es romper la concentración, no la R2M en sí: El problema de fondo de la R2M es que rompe la concentración necesaria para el procesado introduciendo pequeñas auto-interrupciones. O dicho de otra forma, no deberíamos romper la concentración al procesar mezclando fases (procesar y hacer), pues es el modo en el que maximizamos la calidad de nuestras decisiones. Siendo en esta fase donde se toman las decisiones de qué hacer, el impacto de hacerlo mal es tan alto que no deberíamos permitirlo.
2. La cantidad de correo a procesar influye: Recibir 100 correos diarios o recibir 30 correos diarios cambia mucho la situación. Con cantidades bajas de correos, sobre 20 emails, la R2M no supone un problema «grave». Por contra, con cantidades altas de email a procesar, aplicar esta regla puede ser nefasto.
3. Delegar tareas también rompe la concentración: Hay más pasos que creo rompen el estado de concentración al procesar. Concretamente, al delegar trabajo, como cuenta Branchard en «El ejecutivo al minuto» es crucial explicar bien a la otra persona que pretendemos. Es decir, hay que tomarse tiempo y poner energía mental en escribir ese correo donde delegamos la tarea. Esto también rompe la concentración.
4. Al procesar debemos buscar concentración, no flow (estado de flujo): Procesando no estás en estado de flow (flujo). Una de las características del estado de flow «total» es que desaparece el ego, el yo, el tiempo, y la sensación de estar haciendo un esfuerzo para resolver la tarea. En este estado nada existe, si no que el nivel de concentración en la tarea es tan alto que desaparece todo lo demás. Esto no es posible conseguirlo al procesar pues al pasar de un ítem a otro vas cambiando de tema y tienes que hacer un esfuerzo intelectual intenso para mantener la concentración y no perder el foco en la tarea de ir aclarando qué hacer con un ítem tras otro. Así, creo que al procesar deberíamos hablar de concentración y disciplina para enfocarnos en hacer el procesado completo y nada más.

La regla de los 2 minutos se ha quedado anticuada. Hoy toca la regla de la poca concentración/tiempo y ejecutada por lotes

Dicho esto, creo que el problema de la regla de «Regla de los 2 minutos» es que su nombre lleva a confusión. No me atrevería a subestimar a Allen pensando que se equivocó, sino más bien diría que realmente lo que quiere decir con esto es que, efectivamente, no rompamos el estado de concentración al procesar:

«si el ítem a procesar, rompe tu estado de concentración o te ocupa mucho tiempo, posponlo, sino resuelve»

Quizás tengo sentido cambiar el nombre a la regla por algo así como: La regla de poca concentración y/o tiempo (RPC/T ;-)) y como todos los que han comentado sobre el tema que llevan tiempo ejecutando GTD, aplicar esta regla separada de la fase de procesado. Es decir, juntar todas estas tareas de poca concentración/tiempo/energía para hacerlas después de terminar el procesado anotándolas en siguientes acciones con un contexto de @poca-energía/poca-concentración/poco-tiempo.

Si tenemos en cuenta la cantidad de correo recibida:

• Si consideramos la cantidad de correo que recibe cada persona puede que para algunos, que aún tienen unas cantidades de correo bajas, puedan seguir ejecutando la regla de los 2 minutos tal cuál la enunció Allen siempre que no rompa la concentración y acabe siendo un impedimento para realizar el procesado al completo en un tiempo razonable.
• Por otro lado, en el extremo contrario, aquellos que reciben cientos de correos probablemente deban seguir la pauta que comento. Aquí si la cantidad de correo es muy alta, se puede usar la pauta de GTD que dice que si tienes mucho material a resolver cuya naturaleza es rutinaria (entiendo que rutinaria incluye que no requiere aclarar), podríais usar el propio ítem como recordatorio y ponerlos en un recipiente llamado «por revisar/leer». O lo que es lo mismo, esos correos de respuesta rápida y que no requieren concentración, mucho tiempo o aclarar siguiente paso, podríamos pasarlos a una carpeta de correo «poca-energía/poco-tiempo/poca-concentración» al procesar, para tras terminar el procesado resolverlos todos en bloque.

Aún así, esos ítems de rápida resolución, si nos dedicamos a posponerlos son muy peligrosos pues crecen a un ritmo muy alto. Si haces esto, tienes que incluir en tus hábitos diarios el mantener esos ítems bajo control o acabarás con una lista de siguientes acciones completamente inmanejable. También debes  tener mucho cuidado con usar esta categoría como forma de evitar aclarar la siguiente acción o como una forma de evitar hacer.

 Conclusiones

Cuando procesamos debemos hacerlo concentrados sin auto-interrumpiéndonos con la R2M o parando a escribir correos donde delegamos trabajo. Si no lo hacemos así acabaremos acumulando correos a procesar y en unos pocos días será casi imposible compaginar el tiempo necesario para procesar todo con las exigencias del día a día. En la mayoría de los casos, lo más sensato será:

debemos acumular las tareas de menos de 2 minutos, o mejor dicho, de poca concentración/tiempo/energía en un contexto y resolverlas sin mezclararlas con el procesado.

En GTD todas las fases son igual de importantes, pero la R2M puede suponer una piedra en el zapato que nos aleja de uno de los pasos de más valor añadido de GTD: aclarar qué hacer para avanzar en lo que te importa.

¿Qué opinas? ¿Cómo lo haces tú? Déjame un comentario con tus impresiones o soluciones.

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