Has intentando organizarte y:
- ¿Has terminado con un montón de tareas en rojo porque la fecha que le pusiste de finalización se ha pasado?
- ¿Has dejado de prestarle atención a las mil alarmas que te muestra tu software de gestión de tareas?
- ¿Has escrito en un post-it las cosas que quieres terminar en el día y ha sido imposible?
- ¿Sufres constantes interrupciones que no te dejan hacer «tus cosas»?
Cuando decidimos organizarnos y gestionar el tiempo la intuición nos lleva a hacer dos cosas:
- Tomar un calendario y ordenar lo que vamos a hacer cada día.
- Montar una lista de tareas asignando las fechas límite en las que queremos tener terminada cada tarea.
Lo intentamos una y otra vez, pero trabajar de manera ordenada parece ser imposible. A mi también me ocurrían esos problemas pero, con el tiempo y profundizando en el uso de GTD, llegué a uno de los puntos cruciales para que el sistema funcione. Mi objetivo en este post es que alcances las conclusiones a las que llegué sin necesidad de pasar por todo el proceso de prueba/error.
Si analizamos bien el problema e intentamos ser realistas pronto nos daremos cuenta de que:
En la actualidad los días son muy impredecibles y planificar de antemano nuestra jornada laboral completa es, en la mayoría de los casos, una utopía.
Seamos realistas ¿Qué porcentaje del día corresponde a interrupciones/imprevistos?
Veamos los resultados de algunos estudios para determinar si sólo me pasa a mi, o todos trabajamos en un entorno donde hay interrupciones constantemente:
- En un día normal un trabajador del conocimiento es interrumpido una media de 7 veces por hora, lo que hacen 56 interrupciones diarias. Además, de estas interrupciones el 80% son consideradas triviales (Wendy Cole, experta en Gestión del Tiempo, TIME Magazine, 10/11/2004).
- Dados los datos anteriores y que la media de tiempo de una interrupción es de 5 minutos, esto hace un total de 4 horas diarias, o lo que es lo mismo, un 50% de tu jornada laboral.
Bien, si estos son los datos medios, probablemente estés pensando que por lo menos no eres el único en esta situación. Pero, si continuamos pensando, es fácil darse cuenta de que el motivo por el que es muy complicado terminar las tareas en la fecha que nos proponemos consiste en que:
Aunque pongamos fechas de fin a las tareas pensando en que tendremos 8 horas cada día para terminarlas, la realidad es que tendremos menos de 4 horas para nosotros.
Así, si somos realistas una buena regla que le leí hace no mucho a Stephen Covey en su libro Enfoque: Como Lograr Tus Mas Altas Prioridades es asumir que:
en media, el trabajador del conocimiento dedica el 35% del día a sus tareas, mientras que el 65% del día lo dedica a interrupciones e imprevistos. Esto se traduce en que cada día intentes dedicar a tus tareas unas 2-3 horas y reserves para interrupciones/imprevistos unas 5-6h.
Puede que tu trabajo sea algo menos movido (50%-50%), o puede que sea algo más inestable (10% – 90%). Mi consejo es que busques qué cantidad del día vas a poder dedicar de media a tu listas de siguientes acciones y qué cantidad del día necesitarás dedicar a imprevistos/interrupciones e intentes adaptarte a esa situación. Es decir, que asumas que:
En la actualidad, la mayor parte de la jornada laboral la dedicaremos a imprevistos.
Ser productivo hoy implica ser flexible
Dada la situación anterior, dedicarse a asignar fechas de finalización a las tareas de nuestras listas o intentar hacer un post-it con las cosas que queremos terminar en el día será una tarea infructuosa a menos que tengamos en cuenta la volatilidad del trabajo actual.
Recientemente Jerónimo Sánchez escribía «Productividad significa flexibilidad» indicando que ser productivo no implica ser cuadriculado, sino tomar control de todas tus opciones y dejar margen para gestionar los imprevistos.
Dada la dinámica de trabajo actual no nos queda otra que aprender a gestionar ese porcentaje del día basado en imprevistos.
Para ello, hay varias pautas a seguir cuando proceses tus bandejas de entrada o te contacten para proponerte trabajar en algo (ver más detalle en «Cómo empezar a ser productivo con GTD«):
- Resuelve todo aquello que tardes menos de 2 minutos en terminar.
- Ve apuntando en tu lista de siguientes acciones todas las tareas que requieran más de 2 minutos.
- Selecciona de tu lista de siguientes acciones aquellas tareas que sean mejores para el momento actual en esas 3 horas (35% del día) que son «tuyas» e intenta que no te las «roben».
- Deja espacio para los imprevistos y, cuando suceda uno, intenta añadirlo a tu lista de siguientes acciones y mira si realmente es más prioritario que el resto de cosas que ya tienes apuntadas (ver más sobre gestionar interrupciones en este artículo: Aprende a decir NO sin esfuerzo: decide qué árboles cortar)
Cómo asignar fechas de finalización correctamente
Teniendo en cuenta que los días son poco planificables y que las prioridades cambian constantemente no tiene demasiado sentido planificar de antemano la fecha en la que deseamos terminar una tarea. Así, en GTD, cuando asignamos fecha de finalización de una tarea lo haremos siguiendo las siguientes pautas:
- Añadimos fecha de finalización: La tarea debe terminarse antes de una fecha determinada pues si se pasa la fecha, ya no podremos terminarla. Por ejemplo, la declaración de la renta tiene que estar lista antes de una fecha concreta, y si intentas hacerla al día siguiente de ésta, ya no será posible.
- Sin fecha o «Termínese lo antes posible»: hay una fecha en la que te gustaría tener la tarea terminada, pero ésta no es obligatoria, pues si lo haces unos días más tarde, no ocurrirá nada. Por ejemplo, debes hacer un informe de ventas del trimestre al final del mismo, pero no hay una fecha límite en la que tengas que entregar dicho informe.
En la actualidad, la mayoría de las tareas que tenemos son del segundo tipo, es decir, sin fecha. Como regla para ver si lo estás haciendo bien:
El 90% de tus tareas deberán ir sin fecha, y sólo un 10% tendrán fecha de finalización.
Por ejemplo, yo ahora mismo tengo unas 60 siguientes acciones y sólo 9 con fecha límite.
Cuando empiezas con GTD es difícil poner en práctica esta regla, pues tendrás miedo a que se te pase terminar algo importante que, aún sin tener una fecha límite inamovible, si que deberías hacer dentro de poco. En esta situación tenderás a poner fecha para que el software te avise, pero esto te llevará a los problemas que veíamos al principio del artículo.
Realmente no debes poner fechas ya que:
No es necesario poner recordatorios para no olvidar las tareas, ya las debes tener olvidadas y fuera de tu cabeza para ser productivo. Así que, si haces las cosas bien, revisarás tu lista de siguientes acciones a diario siendo imposible que alguna tarea importante se te olvide por no tener fecha.
Conclusiones
Al principio cuesta asignar fechas en este formato. Mi forma de aprenderlo consistió en, tras comenzar con GTD, seguir sufriendo la insatisfacción y la sensación de que no cumples con tus cosas que supone el tener muchas tareas con la fecha pasada. Hasta que me di cuenta, releyendo el libro de David Allen, que el problema residía en dos cosas:
Que para no asignar fechas a todo, debía revisar diariamente mis tareas y confiar en mi sistema de organización.
Esto lo aprendí por las malas. Espero que con este artículo consiga transmitirte la importancia de hacerlo bien y de asimilar que probablemente un 65% de tu día será impredecible de modo que lo mejor que puedes hacer es:
revisar tu lista de siguientes acciones a diario y acomodar cada día las mejores tareas que puedas de aquellas que no tienen fecha (equivalente a «hágase lo antes posible») y que termines si o sí aquellas cuya fecha de finalización cumple hoy o en los próximos días.
Pero hay algo aún mejor que puedes poner en práctica:
No te cruces de brazos y te resignes a esta situación: busca formas creativas de aumentar la cantidad de tiempo que tienes para ti. Por ejemplo: fija un horario donde no atiendes teléfono o interrupciones de compañeros, no aceptes reuniones que no tienen un propósito claro, etc.
Para terminar te dejo este video de TED donde se reflexiona sobre este problema y se dan algunas ideas más para evitar las interrupciones:
Esta forma de asignar fechas límite de tareas suele generar rechazo, así que si no he conseguido convencerte o crees que se puede/debe hacer de otra forma, déjame un comentario con tus impresiones e intentaré ayudarte.
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Mucho más realista! Y además te hace ganar tiempo, ya que no te saltan avisos continuamente sino que buscas tu el momento de revisar esas tareas sin fecha.
Gracias!
Gracias María! Pónlo en práctica que seguro que notas una gran mejora, y si te apetece, nos cuentas los resultados por aquí.
Hola soy nuevo por aqui. He empezado con este metodo hace un mes ya que mi nivel de estres en vez de bajar sube y se mantiene. La sensacion de descontrol en mi trabajo (soy perito de seguros) por tener tantas cosas en la cabeza y pensar que se me olvidan cosas, que no he hecho esto o lo otro me llevo a empezar a leer sobre productividad. Me encontre con el metodo GTD y me ha encantado. He leido el libro getiting things done y ahora estoy leyendo el libro haz que funcione de David Allen. Me queda todo por aprender pero estoy convencido que dare solucion al problema. Estoy utlizando la aplicacion Things para empezar y tengo muchas dudas. Ya os contare.
Muy buen blog!