En un antiguo país una inundación dejó a muchas personas sin trabajo. Algunas viajaron a otro reino y cambiaron de actividad para probar fortuna: el herrero se hizo pastor y el albañil se hizo carpintero. Todos fracasaron pues eran ocupaciones nuevas para ellos y había mucha competencia. Un panadero decidió quedarse y pensó: “en vez de probar en otro lugar algo que no sé, voy a dedicarme con disciplina a lo que sí sé.” Reacondicionó su negocio, lo abrió todos los días a la misma hora y trabajó con el mayor orden posible. Además de obtener beneficios para él ayudó a la prosperidad del reino.
Autor desconocido
En un antiguo país una inundación dejó a muchas personas sin trabajo. Algunas viajaron a otro reino y cambiaron de actividad para probar fortuna: el herrero se hizo pastor y el albañil se hizo carpintero. Todos fracasaron pues eran ocupaciones nuevas para ellos y había mucha competencia. Un panadero decidió quedarse y pensó: “en vez de probar en otro lugar algo que no sé, voy a dedicarme con disciplina a lo que sí sé.” Reacondicionó su negocio, lo abrió todos los días a la misma hora y trabajó con el mayor orden posible. Además de obtener beneficios para él ayudó a la prosperidad del reino.Sentando las bases
Para qué quieres ser productivo
Si estás leyendo esto es que seguramente tienes interés en ser más productivo y organizado, pero si profundizas en el motivo, probablemente la productividad es para ti un camino para ser más feliz, tener una vida más cercana a tu ideal mental.
Creo que en esta línea nos equivocamos buscando la felicidad a través de mejorar nuestros resultados laborales. Este tema da para mucho, pero en resumen os diría que la productividad debe ser una herramienta para conseguir equilibrio entre los aspectos de nuestra vida que realmente importan:
- Las relaciones con uno mismo: trabajo y hobbies
- Las relaciones con los demás: pareja y familia/amigos
Creo también que el trabajo supone una gran parte de nuestro tiempo y que en este ámbito, siempre que sea posible, deberíamos perseguir objetivos con «sentido»: objetivos que ayuden a otros, que hagan del mundo un lugar mejor (Cómo fijar un Foco al que valga la pena dedicar una vida)
Si quieres leer más: ¿Por qué lo llamamos productividad cuando queremos decir felicidad?
Por qué nos cuesta ser productivos
Una vez que sabemos como deberíamos orientar nuestra idea de productividad, veamos el principal problemas que efrentaremos al ponernos en marcha.
El trabajo se gestiona con la memoria a corto plazo o memoria de trabajo. Por desgracia esta es muy limitada: sólo podemos gestionar bien mentalmente una carga de trabajo que implique no más de 9 tareas pendientes. En el momento que sobrepasamos este límite, cosa que le ocurre a la mayoría de la gente, empezamos a sentir sensación de estar sobrepasados, de tener más cosas por hacer de las somos capaces, sensación de que nos vamos a olvidar de algo importante.
El efecto es aún peor, pues esta limitación nos hace recordar constantemente lo que tenemos que hacer. Por ejemplo, nos vamos a la cama pensando que mañana tenemos que enviar un correo.
Estas sensaciones derivan de la limitación del cerebro, pero no son reales. Somos capaces de gestionar más de 9 tareas, pero no mentalmente, es necesario sacarlo de la cabeza, apuntarlo todo y ordenarlo para distinguir lo que es clave para nosotros.
Es importante aclarar que es imprescindible apuntar «todo» aquello que alinee con tus Focos y Tus Responsabilidades (lo que NO, tendrás que borrarlo, delegarlo o automatizarlo), pues las tareas pendientes o bien están todas en papel o todas en la cabeza, pero no hay punto medio. Si tienes algunas en la cabeza y otras en papel, en pocos días las acabarás llevando de memoria.
Si quieres leer más: La productividad consiste en vaciar tu cabeza.
Los pasos básicos para empezar
Creo que hay 4 pautas básicas que son las mínimas para empezar que son los 4 principios clave de FAST:
- Foco: Para llevar una vida productiva, feliz y ordenada, el primer paso es revisar tu esquema de prioridades y ponerlas en orden. Para ello debes hacer un listado de las todos tus objetivos, responsabilidades, proyectos, etc., seleccionar los 3 que son más importantes (1 profesional y 2 personales), pausar/delegar/automatizat todos los que puedas, y el resto serán tus responsabilidades/objetivos secundarios.
- Achieve: Una vez tengas claras tus prioridades aclaradas, deberás detectar las «Siguientes Opciones» para cada una de ellas y construir 2 listas de «Siguientes Opciones»: la de Foco y la de Responsabilidades/Objetivos Secundarios. Si lo haces en este formato evitarás procrastinar y ganarás en claridad, además de repartir tu tiempo entre lo que es realmente prioritario para ti y lo que es secundario de manera mucho más sensata.
- Sustain: Para mantenerte con energía y no desviarte de tus Focos deberás hacer un par de cosas.
- Apuntar todo lo que alinee con tus Focos y Responsabilidades/Objetivos y decir NO al resto: como acabamos de ver, debes apuntar todo lo que esté alineado con tus prioridades y Decir NO al resto de demandas de tu entorno para no desviarte de lo que haz decidido en FOCO que es prioritario para ti. Si lo haces tu nivel de estrés disminuirá y sentirás control.
- Mantener tu energía al máximo a diario: duerme 8 horas, haz deporte todos los días (mínimo 7 minutos), come sano, pasa tiempo de calidad con las personas importantes y aprende a diario.
- Target: vivimos en el mundo repleto de interrupciones donde concentrarse o aburrirse es importante (en media mundial 65% dedicado a interrupciones = 6 horas). Si no quieres verte arrastrado por esto y hacer trabajo de calidad en tu FOCO:
- A primera hora de la mañana decide qué siguientes opciones de Foco debes hacer hoy de manera concentrada y reserva 2 horas en tu calendario (adapta este tiempo a tu dinámica normal de trabajo). No deje que nadie te las robe ya que dedicarás 6 horas a los imprevistos, reuniones, interrupciones.
- Reserva en tu calendario también tiempo para tus focos personales y para pasar tiempo con las personas importantes. El equilibrio y la energía ese consiguen a diario planteando días equilibrados.
- A primera hora de la mañana, decide qué siguientes opciones de responsabilidades debes hacer hoy, pero no las coloques en calendario ni elijas tareas para más de 1-2 horas, pues durante el día surgirán numerosos imprevistos que tendrás que atender si o sí (deja espacio para ellos).
Conclusiones
Ser productivo es como las artes marciales, poco a poco vas subiendo de cinturón. Lo que te cuento aquí creo que si lo pones en marcha te dará el cinturón blanco. Lo bueno del cinturón blanco es que ya reporta beneficios y seguro que te ayuda a motivarte para seguir con los siguientes.
De esta forma, si haces como el panadero de la fábula de arriba, y pones orden y sistemática en tu vida, seguro que te van las cosas mucho mejor. Pero como en casi todo en esta vida, hay que empezar por el principio. Las pautas y reflexiones de arriba son para mi el paso inicial, así que espero que te ayude a ponerte en marcha.
Si tienes dudas o problemas en el arranque, deja un comentario e intentaré ayudarte a avanzar.
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Lo que más cuesta es detallar las siguientes acciones, acostumbramos por comodidad a anotar el título pero no todos los pasos.
Es suficiente con anotar solo el siguiente paso. Lo importante es hacer el esfuerzo de aclarar cómo vamos a empezar a resolver el problema. En ésto reside la verdadera diferencia.
Gracias por el comentario Pablo ;-)